Дипломная работа: Зарождение, становление и развитие экспертизы ценности документов в делопроизводстве
Критерий
подлинности документа имеет важное значение, так как именно подлинникам
отдается предпочтение при отборе документов на постоянное хранение. При
определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа,
подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа.
Если
подлинники имеют особое государственное значение для использования в читальном
зале или если есть расхождения в текстах подлинников и копий документов, 1-2
экземпляров копий оставляются на постоянное хранение. Копии документов подведомственных
учреждений оставляются и в тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде
подведомственного учреждения сохранились подлинники этих документов.
Критерии
из группы внешних особенностей на первых двух этапах в полной мере не
реализуются, так как документы современных учреждений, как правило, находятся в
хорошем состоянии и полностью сохранены, хотя иногда приходится учитывать и
физическое состояние документов, особенности передачи текста и т.д.
Далее
необходимо сказать об особенностях проведения экспертизы ценности документов
личного происхождения. Сначала на основе критериев определяется ценность фонда,
а затем проводится оценка документов.
Документы
личного происхождения отражают не только факты реальной действительности, но и
отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного
жизненного опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Исторические
события предстают перед нами в свете его индивидуального отношения к ним.
Вследствие этого отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя
своего объективного значения, приобретает и субъективный характер.
В
настоящее время для отбора документов личного происхождения на постоянное
хранение пользуются системой критериев, разработанной на базе общих критериев.
С учетом
специфики документов личного происхождения критерии экспертизы ценности
документов личного происхождения подразделяют на две группы:
1) критерии ценности фондов личного происхождения;
2) критерии ценности документов личного
происхождения.
К группе
критериев ценности фондов личного происхождения относятся следующие критерии:
- значение творческой и общественной
деятельности фондообразователя;
- история фонда и его состав;
- взаимосвязь фонда с другими комплексами
документов (так, документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже
имеющимися в государственных архивах документами, могут подтверждать и
дополнять их).
К группе
критериев ценности документов личного происхождения относятся:
·
значение
творческой и общественной деятельности автора документа;
·
время и место
создания документа;
·
значимость
содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность;
·
внешние признаки
документа (сохранность, степень автографичности, наличие помет и др.);
·
взаимосвязь с
другими документами (может носить характер повторяемости информации).
Таким
образом, основные критерии оценки документов представляют собой в целом
сложившуюся и апробированную систему, но интерпретация их определенным образом
меняется. Так, при проведении традиционной экспертизы ценности документов
негосударственных организаций комплекс критериев (значение содержащейся
информации, ее повторение в других документах, вид документа и др.) трактуется
в ключе работы с документами именно негосударственных структур и направлен на определение
уникальности, единственности или типичности, повторяемости документов с точки
зрения происхождения, содержания, внешних особенностей.
1.3 Система
нормативно-методических пособий по отбору документов
Успешному
претворению в жизнь различных путей решения вопросов экспертизы ценности
документов, как известно, способствует нормативно-методическое обеспечение всех
вопросов работы: номенклатуры дел, типовые, ведомственные перечни. И в статьях
перечней, и в заголовках номенклатур дел прослеживается значение рассмотренных
критериев, с учетом которых определяются сроки хранения документов.
Ведущую
роль в процессе установления сроков хранения документов играют перечни,
являющиеся «ключом» к созданию прообраза Архивного фонда страны.
Перечни
документов - это систематизированные списки документов учреждений,
организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения
документов или о составе документов, подлежащих постоянному хранению.
Рассмотрим
кратко историю этих нормативных пособий.
Первые
перечни, так же, как и исторические архивы, были ведомственными. Ведомства
приступили к разработке правил хранения и уничтожения «решенных дел» к середине
XIX века, когда «помещения канцелярий действующих
учреждений до того переполнились деловыми бумагами нового времени, что трудно
было размещаться канцелярским чиновникам, а передвигать устаревшие
делопроизводства в свободные подвалы, на чердаки, в башни, сараи было невозможно,
потому что таких помещений уже недоставало».
Все
ведомства делили свои документы на три разряда: дела, не подлежащие хранению в
архиве, дела временного и дела постоянного хранения. Главным недостатком
ведомственных перечней XIX
века был полный разнобой и произвол ведомств в отнесении дел к какой-либо
категории - в разных министерствах судьба одних и тех же категорий дел решалась
порою противоположно.
После
Октябрьской революции были сделаны попытки найти единые критерии оценки документации.
К 1925
году уже имелся список материалов, подлежащих или не подлежащих хранению.
Однако он был слишком длинным и не помещался в одном законодательном акте.
Тогда было высказано требование о подготовке специальных справочников
(перечней) с указанием категорий дел временного, постоянного хранения и не
подлежащих хранению силами каждого ведомства и учреждения (Положение «О сдаче
архивных материалов Центрархиву РСФСР и порядке их отбора для хранения и
уничтожения»). Положение ВЦИК и СНК РСФСР от 29 января 1929 года «Об архивном
управлении РСФСР» обязало все учреждения, предприятия и организации приступить
к составлению перечней дел с указанием сроков их хранения. Перечни могли
составлять центральные органы управления (наркоматы) для всех учреждений
(включая низовые), входящих в систему этого органа.
Макулатурная
кампания, проводившаяся в связи с бумажным кризисом конца 1920-х годов,
помешала выполнению этого постановления. Работа по созданию ведомственных
перечней развернулась во второй половине 1930-х годов. В 1930-40-е годы было
издано более 80-ти ведомственных перечней. Однако они были немногим лучше своих
предшественников XIX века. Разнобой
в сроках хранения однородных материалов разных ведомств так и не удалось
преодолеть. К 1929 году относится идея создания типового перечня для документов
всех ведомств. Основные этапы разработки типовых перечней документов
представлены в следующей таблице:
1929 год |
«Перечень документальных материалов денежно-материальной отчетности
второстепенного значения»
денежно-материальной отчетности второстепенного значения»
|
1938 год |
«Перечень материалов денежно-материальной отчетности второстепенного
значения и материалов массового трафаретного характера, подлежащих выделению без
утверждения архивных органов» |
1943 год |
«Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности
народных комиссариатов и других учреждений, организаций и предприятий Союза
ССР с указанием срока хранения материалов» |
1955 год |
«Примерный перечень типовых документальных материалов, хранящихся в
районных (городских) государственных архивах и образующихся в деятельности районных,
городских, поселковых и сельских учреждений, предприятий и организаций Союза
ССР с указанием сроков хранения материалов» |
1956 год |
«Примерный перечень технических документальных материалов с указанием
сроков и мест хранения» |
1957 год |
«Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности
министерств, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков
хранения материалов» |
1965-69 годы |
4 выпуска «Перечня документальных материалов, подлежащих приему в
государственные архивы СССР»:
Вып.1. Типовые категории документальных материалов
Вып. 2. Вопросы народного хозяйства
Вып 3. Вопросы народного образования, здравоохранения, социального
обеспечения, торговли и коммунального хозяйства
Вып. 4. Вопросы культуры
|
1973 год |
Сводный «Перечень документов, подлежащих приему в государственные
архивы СССР» |
1989 год |
«Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов,
министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с
указанием сроков хранения» |
Типовые перечни
послужили основой для разработки ведомственных перечней. К 1991 году в
организациях и на предприятиях использовалось около 60-ти ведомственных
перечней, которые образовали систему нормативно-методических пособий по
экспертизе ценности документов во всех отраслях управления.
Сложившаяся
система перечней к 90-м годам достаточно полно выполняла свою функцию для
государственных организаций.
Но уже с
начала 90-х годов, когда в стране поменялись политические, экономические устои,
и в связи с этим возникли организации иных форм собственности, в систему
нормативно-методических пособий по отбору документов, естественно, были
привнесены и новые моменты. В большей степени они коснулись именно перечней.
Так,
очень своевременным явился перечень для негосударственных коммерческих
организаций - справочное пособие «Управленческие документы постоянного срока
хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих
организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных
кооперативов)». Данное пособие может быть отнесено к системе перечней, так как
в первую очередь включает Примерный перечень управленческих документов
негосударственных коммерческих организаций. Поскольку оно выпущено как в
традиционном, так и электронном формате, то содержит на дискете программу
просмотра Примерного перечня и выбора статей для формирования собственного перечня
управленческих документов.
Это
новый тип перечней, где даны группы документов постоянного и временного
хранения, но последние не дифференцированы по срокам, а обозначены лишь как
«тяготеющие» к постоянному сроку хранения, среди них нет документов, однозначно
имеющих тот или иной временный срок хранения.
Такой
перечень типовых видов управленческих документов негосударственных организаций
был дан в Методических рекомендациях «Отбор на государственное хранение
управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных
организаций (новых экономических - хозяйственных структур)».
Пособия,
подготовленные для отбора документов негосударственных организаций, построены
по типовым функциям (по производственно-отраслевой схеме), а именно:
·
организационно-распорядительным,
контроля, правового обеспечения управления, документационного обеспечения
управления и организации хранения документов;
·
экономического прогнозирования,
текущего планирования, ценообразования, финансирования, учета и отчетности;
·
организации
экономических связей, оперативно-коммерческой деятельности, информационного
обслуживания и маркетинга;
·
трудоустройства, организации
и нормирования, оплате и охране труда, работы с кадрами;
·
материально-технического
снабжения, административно-хозяйственного обслуживания;
·
социально-бытовым,
жилищным, деятельности общественных организаций.
Видовой
состав документов постоянного хранения по указанным функциям в основном
однороден в рассматриваемых перечнях. По сравнению с Перечнем типовых
документов (1989 г.) новыми явились группы документов съездов и общих собраний
учредителей, пайщиков и акционеров по работе с акциями, о долевой собственности
и т.п.
В перечнях
для негосударственных организаций особо акцентируется внимание на документах,
содержащих сведения о «коммерческой тайне». В перечне, данном в Справочном
пособии «Управленческие документы постоянного срока хранения...», предлагается
на постоянное хранение оставлять свод сведений, составляющих «коммерческую
тайну» организации.
В
Методических рекомендациях «Отбор на государственное хранение управленческих
документов...» дан более полный спектр с анализом природы появления и методики
отбора документов, закрываемых организацией на «коммерческую тайну».
Но в
любом случае при отборе документов, содержащих подобного рода сведения,
необходимо свои действия согласовывать с правительственным перечнем сведений,
которые не могут составлять «коммерческую тайну».
Таким
образом, рассмотренные последние два перечня можно считать существенным
дополнением к Перечню типовых документов (1989 г.), дающим возможность
производить отбор на постоянное хранение документов негосударственных
организаций.
Следовательно,
в существующей во второй половине 90-х годов XX века системе перечней было опущено одно звено -
обеспечивающее установление конкретных временных сроков хранения документов в
негосударственных организациях.
В 2000
г. вышел новый типовой перечень: «Перечень типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», который
явился логическим продолжением типового перечня документов 1989 года.
В чем же
взаимосвязь двух этих перечней?
Во-первых,
с момента выхода в свет нового типового перечня утрачивает свою силу лишь
первая часть типового перечня 1989 г.
Во-вторых,
новый типовой перечень распространяет свое действие на документы, начиная с
1995 года, а для установления сроков хранения документов, созданных в 80-90-е
гг. (до 1995 г.), необходимо продолжать пользоваться типовым перечнем 1989 г.
В-третьих,
остается действующей вторая часть типового перечня 1989 г., которой
необходимо пользоваться при определении сроков хранения документов по отраслям
и специфическим направлениям деятельности организаций, например:
конструкторской, технологической, проектной, научно-исследовательской и другой
подобного рода документации.
Остановимся
на основных, характерных чертах Перечня типовых управленческих документов (М.,
2000), которые с достаточной степенью подробности изложены в указаниях по
применению этого перечня.
Само
название нового типового перечня указывает на то, что он включает однотипные
документы, образующиеся в организациях независимо от их назначения, уровня и
масштаба деятельности, и даже форм собственности, т.е. действие нового типового
перечня распространяется и на документы негосударственных организаций.
Новый
типовой перечень необходим в качестве основного нормативного пособия, в первую
очередь при подготовке номенклатур дел и формировании дел в делопроизводстве, а
также при определении сроков хранения и отборе документов на постоянное
(вечное) хранение.
Однако
есть одно новшество в построении основной части перечня. Так, для сроков
хранения в новом типовом перечне отведена лишь одна графа. Но пользуются
перечнем все учреждения: источники и не источники комплектования.
Учреждения
- источники комплектования (или потенциальные источники комплектования -
негосударственные организации) без изменений используют те сроки хранения, которые
указаны в графе «Срок хранения документов» (графа №3).
Государственные
или муниципальные учреждения, не являющиеся источниками комплектования, вместо
срока хранения «Постоянно» используют срок хранения «10 лет», т.е. сами
преобразуют указанный срок хранения.
Более
того, в данном случае негосударственным учреждениям рекомендовано
документы хранить не менее 10-ти лет. Дальнейший срок хранения документов
определяет организация в соответствии с действующим законодательством и
необходимостью практического использования документов.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6
|