Редагування спецдокументації

Сучасні текстові процесори опрацьовують документи трьох типів: друковані, електронні та Web-документи.

Друковані створюються та друкуються на одному робочому місці. Подальше просування таких документів здійснюється на паперовому носієві.

Електронні документи передаються у вигляді файлів. Як правило, вони призначені для подальшого редагування.

Web-документи призначені для розміщення в мережі Internet. Їх особливістю є те, що вони можуть змінювати свій вигляд у залежності від ресурсів комп’ютера, на якому вони будуть відображатись.

Документ може бути записаний у різних форматах.

Для прискорення введення змісту документа використовуються такі вбудовані засоби, як автотекст та автозаміна. Словник автотексту містить набір найбільш поширених або вживаних слів та словосполучень. При введенні перших чотирьох літер такого елементу на екрані з’являється підказка з повним текстом елементу. Для завершення вводу такого елементу достатньо натиснути клавішу Enter. Користувач може також самостійно обрати елемент автотексту (наприклад, власне прізвище), використавши команду Вставка - Автотекст - Автозаміна. Автозаміна дозволяє спростити введення довгих слів та словосполучень шляхом введення більш короткої послідовності символів. Крім того, цей засіб автоматично виправляє слова з помилками за умови, що правильний варіант слова міститься в словнику автозаміни.

Редагування документа передбачає зміну вмісту або параметрів документа. Для внесення виправлень у набраний документ необхідно спочатку завантажити цей документ, тобто відкрити його. Для відкриття документа потрібно обрати пункт меню Файл - Открыть. На екрані з'явиться вікно, у якому потрібно задати маршрут (текстове вікно Папка) та ім'я файлу (текстове вікно Имя файла). Так само, як і у випадку запису файла, маршрут у більшості випадків користувачеві потрібно задати самостійно. Текстове вікно Тип файлов дозволяє задати додаткові обмеження на типи файлів, які будуть відображатись у цьому вікні. За умовчанням, у вікні відображаються лише файли, що є документами Word. Якщо користувачеві наперед невідомий тип файлу, рекомендується встановити у цьому вікні значення Все файлы.

Поширеними операціями при редагуванні документа є використання контекстного пошуку та заміни фрагментів документа.

Внесення змін у документ вимагає вміння роботи з фрагментами документа, тому розглянемо основні прийоми роботи з фрагментами.

Виділення фрагмента

Ця дія відбувається за допомогою маніпулятора при натиснутій лівій кнопці. Виділений фрагмент відмічається іншим кольором. Для виділенням великого фрагмента, який займає об'єм більше однієї екранної сторінки, доцільно скористатись такою послідовністю дій:

а) встановити курсор на початок фрагменту;

б) натиснути подвійним клацанням кнопку ВДЛ у рядку стану вікна Word;

в) перемістити курсор у кінець фрагменту.

Виділення окремих елементів документа (слова, рядка тощо) також можна здійснити за допомогою маніпулятора більш зручними способами. Вони наведені у наступній таблиці:

З виділеним фрагментом можна проводити такі дії: копіювати та переносити фрагмент, змінювати шрифт та вирівнювання, мову перевірки орфографії тощо. Для зняття відмітки виділення достатньо виконати одноразове клацання в довільному місці документа.

Зміна мови перевірки орфографії

Для цього необхідно:

а) виділити весь документ (або той фрагмент, для якого потрібно перевірити орфографію);

б) обрати пункт меню Сервис - Язык - Выбрать язык;

в) встановити потрібну мову.

Для виправлення слова з помилкою необхідно:

а) встановити курсор на слово;

б) викликати меню;

в) зі списку обрати потрібне слово-заміну. Якщо таке слово відсутнє, виправлення помилки здійснюється вручну.

Зміна параметрів абзацу

Для зміни параметрів абзацу виділяти його не обов'язково. Достатньо перемістити курсор у будь-яке місце абзацу. Далі обрати пункт меню Формат - Абзац і задати нові параметри.

Копіювання (перенесення) фрагменту

Для цього необхідно:

а) виділити фрагмент;

б) скопіювати його в буфер (кнопка панелі інструментів);

в) перемістити курсор у місце вставки фрагмента);

г) вставити фрагмент (кнопка панелі інструментів).

При перенесенні фрагменту в інший документ перед виконанням вставки необхідно перейти у вікно цього документа.

Версія Word-2000 має розширений Буфер обміну. Він може містити одночасно до 12 фрагментів. Виклик панелі Буфера обміну здійснюється командою Вид - Панели инструментов - Буфер обмена. Про вміст окремої комірки буфера можна зробити висновок по підказці, яка з’являється, коли покажчик миші навести на відповідну комірку. Додатковими можливостями по редагуванню тексту є використання засобів Автозаміна, Автотекст, використання контекстного пошуку та заміни, а також використання засобів автоматизації перевірки правопису.

7.4 Виправлення тексту та технічні прийоми виправлень

Виправлення тексту, який підлягає редагуванню, здійснюється в кілька прийомів.

1. Виправлення-вичитка - порівняння передрукованого тексту з відредагованим, вивіреним варіантом, прийнятим як зразок.

Тут часто зустрічаються неточності та помилки, допущені друкарками. В цьому випадку слід знову перечитати текст. Виправлення робляться вже безпосередньо в самому тексті чорнилом. При розмноженні тексту машинописним способом вичитується кожен примірник. В ряді випадків кожен примірник завіряється окремо.

2. Виправлення-скорочення - викидання з тексту довгих та заплутаних речень, мало суттєвого матеріалу.

Цей прийом виправлення тексту застосовується:

а) у текстах, які носять загальний характер, перенасичені неаргументованими посиланнями, цитатами;

б) у текстах, перенасиченими однотипними прикладами, цифрами;

в) для спрощення складних синтаксичних конструкцій (недаремно в інструкціях з діловодства говориться про лаконічність викладу інформації, при якому аналіз і обґрунтування з питання не повинні перевищувати 4-5 сторінок).

3. Виправлення-переробка - застосовується в тих випадках, коли автор погано володіє літературною мовою. Цей прийом дозволяє зберегти фактичний матеріал, надати документу офіційно-ділового стилю.

Службовець, який займається діловодством, повинен вміти надати допомогу при написанні документів різного характеру, впорядкувати інформацію належним чином.

4. Виправлення-обробка - комплексний вид виправлень. Він містить:

аналіз та остаточний відбір фактичного матеріалу;

оцінку та покращання композиції рукопису;

мовне виправлення тексту;

перевірку правильності зовнішнього оформлення.

У процесі виправлення-обробки рецензент не повинен підміняти собою автора. Всі виправлення повинні узгоджуватися з автором!

У процесі редагування важливе значення мають аналіз та перевірка фактичного матеріалу.

Факти - основа змісту кожного документа, до них ставляться особливі вимоги. По-перше, достовірність даних повинна бути абсолютною, тобто всі дані повинні бути перевірені і відповідати темі (питанню). Автор може помилитися відносно прізвищ, чисел, хронологічних дат, джерел походження інформації, назви міст - тут ділознавець повинен звірити фактаж з енциклопедій, довідників, словників та інших інформаційних джерел.

Окрім того, помилки можуть бути допущені різними способами та технічними пристроями (неправильно запрограмованою машиною, протоколістом та ін).

По-друге, повнота відомостей повинна бути достатньою для висвітлення питання, проблеми, об’єктивного їх вирішення. Повнота відомостей особливо важлива, якщо документ призначений для чисто практичного завдання, яке має господарське чи політичне значення. В першу чергу це стосується актів, доповідних записок, протоколів, звітів, контрактів та ін. Однак, зайві деталі теж є недоліком.

По-третє, важлива і актуальність відомостей. Важко спиратися на такі факти, які не будуть важливими в даний момент, в даній ситуації. Особливо це стосується документування скарг населення (службових осіб), які містять негативні характеристики діяльності певних структур або висвітлюють злободенні факти. Відповіді на скарги в такому випадку завжди повинні бути вичерпні та конкретні.

В деяких випадках під час редагування використовують технічні способи виправлення помилок.

Спосіб перший - підчистка: лезом або гострим ножем під кутом 45 градусів до площини легкими доторками до паперу ліквідовують помилку (не більше 5 знаків або одне слово). Натискати не слід, бо можна зробити дірку. Цей спосіб можливий тільки для цупкого паперу. Після підчистки на вільне місце знову наносять необхідні позначки.

Спосіб другий - підрізка. Означає ті ж прийоми використання леза, але під кутом не менше 15 градусів до поверхні. Може використовуватися тільки для документів, виготовлених на щільному папері типу ватману та тонкого картону. Після зрізання поверхневого шару його згладжують і знову наносять необхідні знаки.

Спосіб третій - перебивка. За допомогою коректурних листочків паперу білого кольору з нанесеною на них фарбою можна ліквідувати незначні огріхи в текстах. Коректурний листок вкладають у проміжок між буквовказувачем і оборонним валом каретки друкарської машинки, перебивають відповідні знаки, поки не з’явиться на папері білий відбиток, а тоді вдруковують необхідну інформацію. Перебивна інформативних даних не повинна перевищувати 5 друкованих знаків. При цьому слід враховувати колір паперу документа. Тільки білий! Папір іншого відтінку для такого способу перебивки не придатний.

Спосіб четвертий - перебивка кількаразова. Якщо шрифт друкованого тексту не є насиченого чорного кольору, то можна перебити по 2-3 рази один знак, змінюючи його форму і позначку на необхідну (літери, подібні за обрисами). Наприклад, букву „о” можна перебити і замінити на букви „а", „с”, „е", „є” і т. ін.

Спосіб п’ятий - використання коректурної рідини білого кольору. Спочатку рідина наноситься на помилкові знаки (текст) пензликом. Коли вона підсохне, неправильно надруковану інформацію можна замінити необхідною, враховуючи кількість друкованих знаків з проміжками між ними.

Папір з водяними знаками та специфічною фактурою поверхні не годиться для виправлень ніяким способом.

Використання того чи іншого способу допускається тільки після урахування цільового призначення документа, його змісту та ролі в документообігу окремо взятого закладу.

Коректурні виправлення допускаються в обмеженій кількості згідно з ГОСТ 6.38-90, але рекомендується такі виправлення в більшості випадків тільки для документів внутрішнього призначення.

Фінансові документи та документи бухгалтерського характеру ніяким виправленням не підлягають.

Завдання

Яка роль основних логічних законів при редагуванні тексту документа? Навести приклади.

Які загальні вимоги до документа?

Назвати етапи роботи над службовим документом.

8. Помилки та їх види. Коректурні знаки. Комп’ютерна коректура

8.1 Вступ до теми

У період становлення редагування розглядали як процес, що не може бути розмежований на окремі складові. У ньому як неподільному процесі виділяли такі синтетичні методи як вичитування, скорочення, опрацювання та перероблення, наголошуючи при цьому на методах виправлення. Поступово цей синтетичний підхід зазнав певних змін: редагування продовжували розглядати як єдиний процес, проте наголос ставили вже не на виправленні, а на аналізі авторського оригіналу. Із незначними змінами такий підхід зберігся дотепер.

Науковці вважають, що такий підхід є вірним лише частково. Справа в тому, що редагування не є неподільним процесом. Навпаки, редагування складається з двох повністю рівноправних процедур - аналізу (контролю) та виправлення (реконструкції) авторського оригіналу. Стосовно цих процедур можна сказати, що аналіз (контроль) - це процедури пошуку, фіксації та локалізації помилок у повідомленні, а виправлення (реконструкція) - це процедури видалення у повідомленні помилок, виявлених у процесі контролю.

Помилка - це об’єктивне відхилення, яке є різницею між неправильним компонентом повідомлення та його нормативним і правильним поданням. Іншими словами, помилка - це об’єктивне відхилення, яке доповнює правильний компонент повідомлення до неправильного (помилкового). Звичайно, таке доповнення може бути зі знаком „+", і зі знаком „-”.

8.2 Значущість помилок

Помилки можуть бути значущими (тобто істотними) та незначущими (неістотними). Їх значущість визначають залежно від того, наскільки вони впливають на процеси сприймання і зрозуміння: коли помилки лише незначно знижують швидкість сприймання, вони є незначущими; коли ведуть до неправильного, тобто нетотожного авторському, розуміння або роблять його неможливим взагалі, вони є значущими.

Приклад 1. У повідомленні в реченні Партизани не розпочали бойові дії автор через недогляд випадково пропустив частку не. Без сумніву, в реципієнта виникне суттєве відхилення від того образу, який хотів передати автор, а тому така помилка буде значущою.

Приклад 2. Автор, погано знаючи лінгвістичні норми, написав слово прикрасний (замість прекрасний). Очевидно, що реципієнт правильно розпізнає і сприйме це слово, відзначивши для себе наявність помилки (така помилка буде незначущою).

8.3 Вага помилок

Не менш важливим, ніж значущість, є поняття ваги помилки, тобто ті наслідки, до яких веде їх наявність у повідомленні. При цьому слід розрізняти вагу помилки редактора і реципієнта.

Приклад. У час ІІ світової війни редактор видавництва готував до друку рукопис про Сталінградську битву. Переглядаючи сигнальний примірник, він не зауважив, що в слові Сталінград пропущена літера „р". Ця помилка мала для редактора чималу вагу: 10 років концтабору (хоча могла „потягнути” і на розстріл).

Вага помилок для реципієнтів буває, переважно, значно меншою. Помилка може викликати дитячі сльози (через нерозуміння задачі у підручнику математики), зіпсувати настрій дорослим (через невірно вказаний у газеті час початку театрального спектаклю) тощо.

8.4. Загальна класифікація помилок

Помилки можна класифікувати за різними принципами. Їх загальна класифікація базується на відхиленнях від постулатів редагування і включає такі види помилок: інформаційні помилки; модальні й фактичні помилки; темпоральні, локальні й ситуативні помилки; семіотичні помилки; тезаурусні помилки; сприйняттєві помилки; атенційні помилки; копіювальні помилки (спотворення); нормативні помилки.

8.4.1 Інформаційні помилки

Серед інформаційних можна виділити помилки в контексті, реципієнтський, суспільній інформації. Бувають також помилки, не пов’язані з кількістю інформації в інформаційній одиниці повідомлення.

Наприклад.1. Автор повідомляє уже відому реципієнтові інформацію (публікує в газеті факти, які позавчора багаторазово передали по радіо і телебаченні) або автор надає для рецинієнтів надто багато нової інформації (наприклад, багато нових слів у підручнику іноземної мови). В цих випадках є помилки, пов’язані з кількістю нової реципієнтської інформації.

2. У дитячому журналі для першокласників вживають слово наука. Очевидно, що реципієнти журналу не можуть сприйняти через наявність у ньому дуже важливої кількості інформації.

8.4.2 Модальні й фактичні помилки

Генеруючи текст, автори в переважній більшості випадків знають, у якому відношенні до дійсності перебуває їх повідомлення. Проте іноді трапляється, що самі реципієнти помилково сприймають модальність повідомлення. Так, майже завжди як реакцію на першоквітневі рецепти на позбавлення облисіння ЗМІ упродовж одного чи двох місяців отримують обурені листи реціпієнтів про неефективність пропонованих засобів.

Окремим підвидом модальних помилок є фактичні. До них належать такі твердження, модальність яких є реальність, проте ці висловлювання - хибні.

Наприклад. Рекорд світу в стрибках у довжину становить 7,25 м.

Для більшості видів повідомлень фактичні помилки є нейнебезпечнішими, особливо коли повідомлення стосуються життя людей (наприклад, інструкції щодо експлуатації зброї).

Проте існують, як відомо, й такі повідомлення, які описують псевдореальність (ймовірну реальність), але стосовно яких уважають, ніби вони відтворюють реальність (це художня та частково публіцистична література).

Наприклад. Роман І. Багряного “Тигролови” - це псевдореальність. Проте, якби в цьому романі було написано, що головні герої ловили тигрів за допомогою гри на чарівній сопілці, то всі реціпієнти сказали б, що це - вигадка (хибне твердження). Але в казці, тобто ірреальному повідомленні, таке твердження, звичайно, сприймуть як істинне.

8.4.3 Темпоральні й локальні помилки

Темпоральні помилки виникають внаслідок відхилення часу, вказаного в повідомленні, від часу в світі, описуваному в повідомленні.

Наприклад. Повідомлення починається з такого речення: Вчора у Братиславі відбулася зустріч офіційної делегації…

Коли реціпієнти отримують повідомлення лише наступного дня, то вони сприймуть інформацію помилковою (у них час буде зсунуто вперед на один день).

Локальні помилки виникають внаслідок відхилення місця, вказаного у повідомленні, від місця в світі, описуваного в повідомленні.

Наприклад. Повідомлення починають з такого речення: Двадцять першого травня відбувся страйк шахтарів і залізничників у Донецьку та Луганську. Тут робітники вимагали…

Очевидно, реципієнтові буде незрозумілим значення слова „тут": у Луганську, у Донецьку чи і в Луганську й Донецьку одночасно?

Ситуативні помилки виникають внаслідок відхилення ситуації, вказаної в повідомленні, від ситуації в світі, описуваної в повідомленні. Можуть виникати також внаслідок відхилення ситуації, на яку під час сприйняття повідомлення реципієнтами розраховував автор, від ситуації, яка виникла у час його сприйняття насправді.

Наприклад. Як відомо, Закон “Про мови в Укаїнській РСР" державною затверджує українську. Проте частина населення України домагається надання статусу державної також російській. Один український політик, відвідавши Канаду, в найбільшій газеті штату Квебек опублікував статтю про безпідставність надання російської мови в Україні статусу державної. Позицію українського політика (загалом правильну для умов України) реципієнти штату сприйняли вкрай негативно, хоча українці Канади її підтримали. Справа, як виявилося, полягала в тому, що стаття була опублікована в штаті, де більшість населення становлять франкомовні канадці, які домагаються визнання державною мовою французької (поряд з англійською).

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12