Учебное пособие ''Табличный редактор Microsoft Excel'' (версий 95, 97), КАЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ, Индейкин В.В., 1999 год.

Excel так, чтобы их могли просматривать и те, у кого нет программы Excel.

Программа Excel Viewer позволяет, не пользуясь программой Excel,

просматривать, копировать, увеличивать, фильтровать, печатать и следовать

гиперссылкам в документах Excel.

1 Интеграция в Microsoft Office

Microsoft Excel является составной частью офисного пакета Microsoft

Office, тесно интегрированный с остальными приложениями входящими в пакет,

что позволяет импортировать и экспортировать данные из других приложений,

создавать связанные документы и сохранять единый стиль в них.

Меню и панели инструментов Excel максимально соответствуют меню и

панелям Microsoft Word. Все диалоговые окна приложений Windows, созданных

Microsoft, выдержаны в едином стиле. Ярлычки вкладок в верхней части

диалогового окна, подобные ярлычкам листов в нижней части окна рабочей

книги, позволят быстро переходить от одной вкладки к другой. Например,

различные вкладки диалогового окна Формат ячеек дают возможность установить

числовые форматы, типы выравнивания, шрифты, рамки, добавить узоры,

установить защиту ячеек и многое другое.

Реализована возможность перетаскивания данных из Excel в (и иные

приложения из пакета Microsoft Office), а также поддержка второй версии

протокола связи и внедрения объектов (Object Linking and Embedding, OLE 2.)

2 Мастера

Для облегчения работы в Microsoft Excel предусмотрены различные

средства, облегчающие рутинную работу. Одним из таких средств являются

Мастера (помощники). Их несколько:

26. Мастер Диаграмм, позволяющий упростить построение диаграмм;

27. Мастер Функций, позволяющий упростить написание функций;

28. Мастер Подсказок, для быстрого поиска информации (хотя он и не

является мастером, в строгом смысле этого слова).

29. Мастер Web-страниц, для создания HTML-страницы при помощи Microsoft

Excel.

30. Мастер шаблонов, позволяет создать новый шаблон или базу данных.

31. Мастер сводных таблиц позволяет анализировать не только любой срез

имеющейся информации, но и упорядочивать столбцы, строки и заголовки

страниц методом перетащить и отпустить.

32. Мастер преобразований, позволяет конвертировать документы в Excel из

других форматов.

3 Специальные возможности

В Microsoft Excel включены некоторые возможности, которые позволяют

упростить работу и выполнить необходимые вам вычисления.

К первым относится автозаполнение таблицы. Режим Автозаполнение,

позволяющий создавать последовательности из числовых или текстовых

значений, практически не вводя данные вручную, также расширен. В Microsoft

Excel возможно создавать свои собственные режимы автозаполнения. Например,

если Вам понадобится создать листы с заголовками типа Январь, Февраль, Март

и т.д., режим Автозаполнение к Вашим услугам. Более того, команда

Сортировка обрабатывает теперь и пользовательские (т.е. созданные) списки

Автозаполнения, так что Вы всегда сумеете отсортировать свои данные.

Ко второму относится команда Автосуммирование, позволяющая складывать

числовые значения одним щелчком мыши, дает возможность сделать это

одновременно и со строками, и со столбцами. По этой команде Вы можете

подводить общие итоги даже в таблицах с промежуточными итогами.

Также существует такая возможность, как Подбор параметров (получить

необходимый результат изменяя исходные данные) и Поиск решения (нахождение

корней уравнений).

Еще одной интересной особенностью Excel является возможность работы с

географическими картами Карта....

4 Программирование в Exсel

Microsoft Excel это первое приложение со встроенным макроязыком

программирования Microsoft Visual Basic для приложений (Visual Basic for

Applications, VBA). VBA значительно упрощает создание управляемых макросами

приложений. Кроме того, Excel содержит новый редактор диалоговых окон,

новый редактор меню и новый отладчик.

Для удобства пользователей Microsoft Excel поддерживает макросы,

созданные в предыдущих версиях Excel, и макросы, импортированные из Lotus 1-

2-3.

4 Области применения

Excel, как видно из всего сказанного выше очень мощный инструмент для

решения задач имеющих дело с массивами разнообразных данных, поэтому

область его применения обширна, начиная от бухгалтерских и складских задач

и заканчивая расчетами энергетики спутниковых линий. В Excel удобно решать

задачи линейной алгебры, такие как работа с матрицами и др. Так же есть все

возможности по полноценной работе (сортировка, выборка, сводные таблицы,

анализ) с базами данных Благодаря наличию языка программирования в Excel

возможно создания различных пользовательских программ, которые

автоматизируют специфические стандартные задачи.

Общие понятия

1 Логика табличного редактора

Любая таблица состоит из строк и столбцов, как правило строки

нумеруются цифрами 1, 2, 3 и т.д. до 16384, а столбцам присваивается

соответствие латинскому алфавиту A, B, C и т.д. Причем когда алфавит

заканчивается, за Z следует AA, AB, AC и т.д. до IV. Пересечения строк и

столбцов образует ячейки, каждая ячейка имеет адрес, который обозначается

именем столбца и номером строки. Например B5.

[pic]

Рис. 1. Рабочий лист Excel

В ячейки заносятся данные. В дальнейшем при обращении к эти данным

всегда идет ссылка на адрес ячейки где они расположены. Например в Е9

расположено число 5. Если необходимо провести какие-либо действия с этими

данными например сложить два числа 4 из ячейки A1 и 4 из ячейки C7 и

поместить их сумму в ячейку C3, то в ячейке C3 вводится формула =A1+C7 и в

ячейки C3 появляется результат 8. Подробнее об этом будет рассказано в

Главе 3 «Вычисления в Excel. Формулы и функции».

2 Вид и основные понятия

1 Рабочая книга и рабочий лист.

Рабочий лист - это собственно электронная таблица, основной тип

документа, используемый в Excel для хранения и манипулирования

данными. Он состоит из ячеек, организованных в столбцы и

строки, и всегда является частью рабочей книги.

Рабочие книги - это файлы MS Excel, которые могут содержать один или

несколько рабочих листов. Такие файлы имеют расширение .xls.

Если вы посмотрите на изображенное окно Excel, то вы заметите, что

оно содержит множество различных элементов. Некоторые из них присущи всем

программам в среде Windows, остальные есть только в окне Excel.

Обратите внимание: рабочая область главного окна Excel занята окном

рабочей книги, состоящей из рабочих листов. Щелкнув мышью на любой ячейке

рабочего листа - вы сделаете ее текущей (она пометится рамкой). В поле

имени, будет показан адрес текущей ячейки, например А1. Как и во многих

других программах в среде Windows, вы можете представить рабочий лист в

виде отдельного окна со своим собственным заголовком - это окно мы будем

называть окном рабочей книги, так как в таком окне можно обрабатывать

несколько рабочих листов.

[pic]

1. Поле названия главного окна.

1. Строка меню.

1. Кнопки управления

1. Панели инструментов.

1. Поле имени.

1. Строка формулы.

1. Строка состояния

1. Поле названия окна рабочей книги (дочернее окно Excel).

1. Активный лист рабочей книги.

1. Кнопка выделения всего листа.

1. Активная (текущая) ячейка.

1. Имя столбца.

2. Имя строки.

Рис. 2. Элементы рабочего листа

В окне Excel, как и в других программах Windows, под заголовком окна

находится строка меню. Она содержит главное меню Excel. Посредством команд

из этого меню можно выполнить все возможные действия над рабочими книгами и

данными в таблицах.

2 Строка состояния

Полоса внизу экрана, на которой выводится информация о выбранной

команде или выполняемой операции. Выделенная команда коротко описывается в

левой части строки состояния. Здесь также указывается информация о

выполняемой операции, такой, как открытие или сохранение файла, копирование

ячеек или запись макроса. Правая часть строки состояния показывает,

включены ли ключи, такие, как CAPS LOCK, SCROLL LOCK или NUM LOCK.

3 Основные правила

После запуска Excel на экране появляется рабочая книга Книга1,

содержащая 16 рабочих листов. Каждый лист представляет собой таблицу,

состоящую из строк и столбцов.

На основном экране расположены следующие объекты: строка основного

меню, две панели инструментов Стандартная и Форматирование, строка формул,

поле имени, строка состояния, полосы прокрутки.

Взаимодействие с Excel осуществляется посредством выбора команд из

основного меню. Все команды являются иерархическими. В результате выбора

одной из таких команд на экране появляется ее ниспадающее меню.

Для выполнения команды из основного меню поместите курсор мыши на

требуемую команду и нажмите кнопку мыши.

Для отказа от выбора опции ниспадающего меню после его появления на

экране нажмите клавишу Esc и вы попадете в меню предыдущего уровня.

Для получения справочной информации нажмите мышью знак ? из основного

меню. Появится меню, в котором выберите команду Вызов справки. Также, окно

диалога многих команд содержит кнопку Справка, при нажатии которой Excel

обеспечит вас информацией о том, как пользоваться этим окном диалога.

Кнопка Справка, расположенная на панели инструментов Стандартная,

добавляет к курсору мыши вопросительный знак ?. После этого информацию о

командах и элементах экрана можно получить, если установить в нужное место

указатель мыши с вопросительным знаком и нажать левую кнопку мыши.

После завершения текущего сеанса работы в Excel выполните команду

Файл | Выход.

4 Ячейка

Ячейка - это основной элемент электронной таблицы только в ней может

содержаться какая-либо информация (текст, значения, формулы )

1 Структура ячейки Excel:

[pic]

Рис. 3. Уровни ячейки

1-й уровень содержит видимое на экране изображение (т.е. отформатированный

текст) или результат вычисления формулы).

2-й уровень содержит форматы ячейки (формат чисел, шрифты, выключатель

(включатель) признак показывать или нет ячейку, вид рамки,

защита ячейки).

3-й уровень содержит формулу, которая может состоять из текста, числа или

встроенных функций.

4-й уровень содержит имя ячейки, это имя может использоваться в формулах

других ячеек, при этом обеспечивается абсолютная адресация

данной ячейки.

5-й уровень содержит примечания данной ячейки (произвольный текст). Если

ячейка содержит примечание, то в правом верхнем углу появляется

красный квадратик (точка)

2 Блоки ячеек

Для работы с несколькими ячейками сразу необходимо выделить блок

ячеек. Это выполняется следующим образом: Щелкнув на ячейке и удерживая

кнопку мыши, протяните по листу указателем. При этом будет произведено

выделение смежных ячеек. Блок описывается двумя адресами, разделенными

знаком двоеточия - адресом верхней-левой и нижней-правой ячеек. На рисунке,

например, выделен блок: A2:D4.

[pic]

Рис. 4. Создание блока ячеек

[pic]

Рис. 5. Блок ячеек

3 Окна Excel

Команда Новое Окно (меню Окно) создает дополнительное окно для

активной рабочей книги, так что Вы можете просматривать различные части

рабочей книги одновременно.

Можно открыть более, чем одно новое окно для данного листа или рабочей

книги; их максимальное количество ограничено только объемом доступной

памяти.

Строка заголовка показывает имя рабочей книги, за которым после

двоеточия следует номер нового окна. Например, второе окно рабочей книги

BUDGET.XLS будет названо BUDGET.XLS:2.

Команда Упорядочить все (меню Окно) Отображает все открытые документы

в окнах так, чтобы они не перекрывались на экране. Данный режим

используется для того, чтобы отобразить окна, которые не видны, или чтобы

организовать размещение окон на экране.

|[pic] |Команда |

|Рис. 6. Команда Расположение окон |Расположение |

| |предоставляет |

| |способы |

| |упорядочения |

| |расположения окон.|

Команда Упорядочить все (меню Окно) Отображает все открытые документы

в окнах так, чтобы они не перекрывались на экране. Данный режим

используется для того, чтобы отобразить окна, которые не видны, или чтобы

организовать размещение окон на экране.

Окна Активной Рабочей Книги, если этот флажок установлен, то команда

Упорядочить упорядочивает только окна активной рабочей книги. Если флажок

не установлен, то команда Упорядочить упорядочивает все не скрытые окна.

|[pic] |Команда Рядом размещает|

|Рис. 7. |все открытые окна |

| |рабочих книг мозаикой в|

| |рабочей области |

| |главного окна. |

|[pic] |Команда Сверху вниз |

|Рис. 8. |размещает окна как |

| |вертикальные полосы |

| |слева направо. |

|[pic] |Команда Слева направо |

|Рис. 9. |накладывает окна друг |

| |на друга по всему |

| |экрану. |

|[pic] |Команда Каскадом |

|Рис. 10. |размещает окна как |

| |горизонтальные полосы|

| |сверху вниз. |

Команда Упорядочить Значки упорядочивает все свернутые в значки окна.

Эта команда доступна только в том случае, если свернутое окно активно.

Значки упорядочены горизонтально слева направо в низу окна приложения.

[pic]

Рис. 11.

Команды Скрыть и Показать Скрывают окно активной рабочей книги или

показывают скрытое ранее окно. Окно, которое будет показано выбирается из

списка скрытых окон. Хотя скрытое окно и не видно, оно по прежнему открыто.

Можно скрыть рабочую книгу, которая должна быть открыта, но не обязана быть

видимой. Если окно рабочей книги защищено паролем, то пароль будет запрошен

и при скрытии окна.

Дополнения не могут быть сделаны видимыми при помощи команды

Показать. Если все окна скрыты, то команда Показать перемещается из меню

Окно в меню Файл.

Команды Разбить и Удалить Разбиение (меню Окно)

[pic]

Рис. 12. Разбиение окна

Команда Разбить разбивает активное окно на два или четыре подокна.

Эта команда позволяет прокручивать подокна одновременно. Два горизонтальных

подокна всегда будут иметь одинаковые заголовки столбцов; два вертикальных

подокна всегда будут иметь одинаковые заголовки строк.

Используйте команду Фиксировать Подокна для отмены прокрутки в

верхнем, левом или обоих подокнах разбиения.

Команда Удалить Разбиение удаляет разбиение в активном окне. Эта

команда доступна только тогда, когда активное окно разбито. Двойной щелчок

на маркере разбиения или на линии разделения также удаляет разбиение.

Команда Фиксировать Подокна фиксирует верхнее подокно, левое подокно

или оба подокна на активном рабочем листе. Эта команда нужна для того,

чтобы сохранить заголовки строк или столбцов на экране, если на рабочем

листе прокручиваются длинные списки. Эта команда запрещает подокнам слева

от вертикального разбиения прокручиваться горизонтально, а подокнам над

горизонтальным разбиением — прокручиваться вертикально.

Можно также использовать кнопку Фиксация Подокон для фиксации или

отмены фиксации подокон на рабочем листе. Если окно не разделено на

подокна, то эта команда разделит окно по активной ячейке.

Примечание: Фиксация заголовков на рабочем листе не влияет на печать.

Команда Отменить Фиксацию отменяет фиксацию подокон на рабочем листе.

Также можно повторно щелкнуть по кнопке Фиксация Подокон для отмены

фиксации. Эта команда появляется в меню Окно только в том случае, если

фиксация уже введена при помощи команды Фиксировать Подокна.

Команды 1, 2, 3, ...9 (меню Окно) Перечисляет текущие открытые окна в

низу меню Окно. Выбор номера окна переключает на него. Отметка

располагается перед активным окном.

Если открыто более, чем девять окон, то в конце списка появляется

команда Другие Окна. Выберите ее для просмотра списка всех открытых окон.

4 Ввод и редактирование данных

Для ввода информации в заданную ячейку нужно установить на нее курсор

или нажать мышью на этой ячейке. После этого можно начинать вводить данные.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6