Создание и ведение баз данных

пользователь получает доступ к ниспадающему подменю, содержащему перечень

входящих в него команд. В результате выбора некоторых команд ниспадающего

меню появляются дополнительные подменю.

Вспомогательная область управления включает:

• строку состояния;

• панели инструментов;

• вертикальную и горизонтальную линейки прокрутки.

В строке состояния (статусной строке) пользователь найдет сведения о

текущем режиме работы программы, имени файла текущей базы данных и т. п.

Панель инструментов (пиктографическое меню) содержит определенное

количество кнопок (пиктограмм), предназначенных для быстрой активизации

выполнения определенных команд меню и функций программы. Чтобы представить

на экране области таблицы базы данных, формы или отчета, которые на нем в

настоящий момент не отображены, используют вертикальную и горизонтальную

линейки прокрутки.

Строка подсказки предназначена для выдачи сообщений пользователю

относительно его возможных действий в данный момент.

Важная особенность СУБД — использование буфера промежуточного хранения

при выполнении ряда операций. Буфер используется при выполнении команд

копирования и перемещения для временного хранения копируемых или

перемещаемых данных, после чего они направляются по новому адресу. При

удалении данных они также помещаются в буфер. Содержимое буфера сохраняется

до тех пор, пока в него не будет записана новая порция данных.

Программы СУБД имеют достаточное количество команд, у каждой из которых

возможны различные параметры (опции). Такая система команд совместно с

дополнительными опциями образует меню со своими особенностями для каждого

типа СУБД- Выбор определенной команды из меню производится одним из

следующих двух способов;

. наведением курсора на выбранную в меню команду при помощи клавиш

управления курсором и нажатием клавиши ввода;

. вводом с клавиатуры первой буквы выбранной команды.

Получить дополнительную информацию о командах, составляющих меню СУБД и

их использовании можно, войдя в режим помощи.

Несмотря на особенности СУБД совокупность команд, предоставляемых в

распоряжение пользователю некоторой усредненной системой управления базами

данных, может быть разбита на следующие типовые группы:

. команды для работы с файлами;

. команды редактирования;

. команды форматирования;

. команды для работы с окнами;

. команды для работы в основных режимах СУБД (таблица, форма, запрос,

отчет);

. получение справочной информации.

Команды для работы с файлами

При работе с файлами программа дает возможность пользователю:

• создавать новые объекты базы данных;

• сохранять и переименовывать ранее созданные объекты;

• открывать уже существующие базы данных;

• закрывать ранее открытые объекты;

• выводить на принтер объекты базы данных.

Процесс печати начинается с выбора драйвера принтера. Для каждого типа

принтера необходим свой драйвер. Следующий шаг состоит в задании параметров

страницы, формировании колонтитулов, а также в выборе вида и размера

шрифта. Далее следует установить число копий, качество печати и количество

или номера печатаемых страниц документа.

Команда предварительного просмотра позволяет получить представление об

общем виде выводимой на принтер информации еще до печати. Размещение

информации на странице может быть оптимально приспособлено к ее выбранным

параметрам посредством масштабирования и центрирования.

В некоторых СУБД в рассматриваемую группу команд введены команды,

обеспечивающие возможность экспорта-импорта и присоединения таблиц,

созданных другими программными средствами.

Команды редактирования

Ввод данных и изменение содержимого любых полей таблиц БД, компонентов

экранных форм и отчетов осуществляются с помощью группы команд

редактирования, главными из которых являются перемещение, копирование и

удаление.

Наряду с вышеуказанными операциями большая группа программ СУБД обладает

возможностями вставки диаграммы, рисунка и т. п., включая объекты,

созданные в других программных средах, установление связей между объектами.

Среди команд редактирования особое место занимают команды нахождения и

замены определенного пользователем контекста в рамках всего документа или

выделенной его части, а также отмена последней введенной команды (откатка).

Команды форматирования

Важное значение имеет визуальное представление данных при выводе.

Большинство СУБД предоставляют в распоряжение пользователя большое число

команд, связанных с оформлением выводимой информации. При помощи этих

команд пользователь может варьировав направление выравнивания данных, виды

шрифта, толщину и расположение линий, высоту букв, цвет фона и т. п. При

выполнении любой команды форматирования следует выделить

область, на которую распространяется действие команды. Если этого не

сделать, то новые параметры форматирования будут определены только для

активного компонента.

Выбор формата и направления выравнивания производится автоматически в

зависимости от характера вводимых данных. Данные, интерпретируемые

программой как текст, выравниваются по левому краю, а числа — по правому.

Автоматический выбор формата и способа выравнивания производится только в

том случае, если для заполняемых ячеек пользователем предварительно не

заданы другие параметры.

Команды для работы с окнами

Большинство СУБД дает возможность открывать одновременно множество окон,

организуя тем самым "многооконный режим" работы; При этом некоторые окна

будут видны на экране, другие находиться под ними. Открыв несколько окон,

вы можете сразу работать с несколькими таблицами, быстро перемещаясь от

одной к другой. Существуют специальные команды , позволяющие открывать

новое окно, переходить в другое окно, изменять взаимное расположение и

размеры окон на экране. Кроме того, у пользователя имеется возможность

разделить окно на две части для одновременного просмотра различных частей

большой таблицы или фиксировать некоторую часть таблицы, которая не будет

исчезать с экрана при перемещении курсора в дальние части таблицы.

Система получения справочной информации

Системы управления базами данных имеют в своем составе электронные

справочники, предоставляющие пользователю инструкции о возможностях

выполнения основных операций, информацию по конкретным командам меню и

другие справочные данные. Особенностью получения справочной информации с

помощью электронного справочника является то, что она выдает информацию в

зависимости от ситуации, в которой оказался пользователь. Так, если в меню

пользователем была выбрана определенная команда, то после обращения к

справочной системе (обычно инициируется клавишей ) на экране будет

представлена страница справочника, содержащая информацию о выделенной

команде. В некоторых СУБД возможно нахождение потребной информации в

справочнике путем задания темы поиска.

Общее представление об этапах технологии

Каждая конкретная СУБД имеет свои особенности, которые необходимо

учитывать.

Однако имея представление о функциональных возможностях любой СУБД,

можно представить обобщенную технологию работы пользователя в этой среде.

В качестве основных этапов обобщенной технологии работы с СУБД, можно

выделить следующие:

. создание структуры таблиц базы данных;

. ввод и редактирование данных в таблицах;

. обработка данных, содержащихся в таблицах;

. вывод информации из базы данных.

Создание структуры таблиц базы данных

При формировании новой таблицы базы данных работа с СУБД начинается с

создания структуры таблицы. Этот процесс включает определение перечня

полей, из которых состоит каждая запись таблицы, а также типов и размеров

полей.

Практически все используемые СУБД хранят данные следующих типов: тексте

(символьный), числовой, календарный, логический, примечание. Некоторые СУБД

формируют поля специального типа, содержащие уникальные номера записей и

используемые определения ключа.

СУБД предназначенные для работы в Windows, могут формировать поля типа

объекта OLE, которые используются для хранения рисунков, графиков, таблиц.

Если обрабатываемая база данных включает несколько взаимосвязанных таблиц,

то необходимо определение ключевого поля в каждой таблице, а также полей, с

помощь которых будет организована связь между таблицами.

Создание структуры таблицы не связано с заполнением таблиц данными, поэтом)

две операции можно разнести во времени.

Ввод и редактирование данных

Заполнение таблиц данными возможно как непосредственным вводом данных, так

и в результате выполнения программ и запросов.

Практически все СУБД позволяют вводить и корректировать данные в таблицах

двумя способами:

• с помощью предоставляемой по умолчанию стандартной формы в виде

таблицы;

• с помощью экранных форм, специально созданных для этого пользователем,

СУБД работающие с Windows, позволяют вводить в созданные экранные формы

рисунки, узоры, кнопки. Возможно построение форм, наиболее удобных для

работы пользователя, включающих записи различных связанных таблиц базы

данных.

Обработка данных, содержащихся в таблицах

Обрабатывать информацию, содержащуюся в таблицах базы данных, можно путем

использования запросов или в процессе выполнения специально разработанной

программы.

Конечный пользователь получает при работе с СУБД такое удобное средство

обработки информации, как запросы. Запрос представляет собой инструкцию на

отбор записей.

Большинство СУБД разрешают использовать запросы следующих типов:

• запрос-выборка, предназначенный для отбора данных, хранящихся в

таблицах, и не изменяющий эти данные;

• запрос-изменение, предназначенный для изменения или перемещения данных;

к этому типу запросов относятся: запрос на добавление записей, запрос на

удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление;

• запрос с параметром, позволяющий определить одно или несколько условий

отбора во время выполнения запроса,

Самым распространенным типом запроса является запрос на выборку.

Результатом выполнения запроса является таблица с временным набором данных

(динамический набор). Записи динамического набора могут включать поля из

одной или нескольких таблиц базы данных. На основе запроса можно построить

отчет или форму.

Вывод информации из базы данных

Практически любая СУБД позволяет вывести на экран и принтер информацию,

содержащуюся в базе данных, из режимов таблицы или формы. Такой порядок

вывода данных может использоваться только как черновой вариант, так как

позволяет выводить данные только точно в таком же виде, в каком они

содержатся в таблице или форме.

Каждый пользователь, работающий с СУБД, имеет возможность использования

специальных средств построения отчетов для вывода данных. Используя

специальные средства создания отчетов, пользователь получает следующие

дополнительные возможности вывода данных:

• включать в отчет выборочную информацию из таблиц базы данных;

• добавлять информацию, не содержащуюся в базе данных;

• при необходимости выводить итоговые данные на основе информации базы

данных;

• располагать выводимую в отчете информацию в любом, удобном для

пользователя виде (вертикальное или горизонтальное расположение полей);

• включать в отчет информацию из разных связанных таблиц базы данных.

Информационная модель СУБД

Предварительное планирование, подготовка данных,

последовательность создания информационной модели.

При проектировании системы обработки данных больше всего нас интересует

организация данных. Помочь понять организацию данных призвана

информационная модель.

Процесс создания информационной модели начинается с определения

концептуальных требований ряда пользователей. Концептуальные требования

могут определяться и для некоторых задач (приложений), которые в ближайшее

время реализовывать не планируется. Это может несколько повысить

трудоемкость работы, однако поможет наиболее полно учесть все нюансы

функциональности, требуемой для разрабатываемой системы, и снизит

вероятность переделки в дальнейшем. Требования отдельных пользователей

должны быть представлены в едином «обобщенном представлении». Последнее

называют концептуальной моделью.

Объект – это абстракция множества предметов реального мира, обладающих

одинаковыми характеристиками и законами поведения. Объект представляет

собой типичный неопределенный экземпляр такого множества.

Объекты объединяются в классы по общим характеристикам. Например, в

предложении «Белый Дом является зданием», «Белый Дом» представляет объект,

а «здание» – класс. Классы обозначаются абстрактными существительными.

Класс – это множество предметов реального мира, связанных общностью

структуры и поведением.

Концептуальная модель представляет объекты и их взаимосвязи без

указывания способов их физического хранения. Таким образом, концептуальная

модель является, по существу, моделью предметной области. При

проектировании концептуальной модели все усилия разработчика должны быть

направлены в основном на структуризацию данных и выявление взаимосвязей

между ними без рассмотрения особенностей реализации и вопросов

эффективности обработки. Проектирование концептуальной модели основано на

анализе решаемых на этом предприятии задач по обработке данных.

Концептуальная модель включает описания объектов и их взаимосвязей,

представляющих интерес в рассматриваемой предметной области и выявляемых в

результате анализа данных. Имеются в виду данные, используемые как в уже

разработанных прикладных программах, так и в тех, которые только будут

реализованы.

Проектирование концептуальной модели базы данных:

Анализ данных: сбор основных данных (например, объекты, связи между

объектами).

Определим первоначальные данные:

Заявки - поступающие от магазинов на определённый период.

Договора - заключаются с поставщиками на определённый вид товара.

Поставщики - организации или физические лица, с которыми заключаются

договора на поставку товара.

Заказчики - в основном магазины, а также предприятия и организации,

подающие заказ на приобретение того или иного товара.

Счета - ведутся на этапе заключения договором с поставщиками, а также с

заказчиками.

Накладные - создаются на основании получения заказа о заказчика, для

отгрузки.

Справки - получение/выдача различных справок как заказчику так и

поставщику.

Товар - присутствует на основании заявки и договора с поставщиком.

Определение взаимосвязей.

Взаимосвязь выражает отображение или связь между двумя множествами

данных. Различают взаимосвязи типа «один к одному», «один ко многим» и

«многие ко многим».

Например, если заказчик производит заказ на покупку товара впервые,

осуществляется первичная регистрация его данных и сведений о сделанном

заказе. Если же заказчик производит заказ повторно, осуществляется

регистрация только данного заказа. Вне зависимости от того, сколько раз

данный заказчик производил заказы, он имеет уникальный идентификационный

номер (уникальный ключ заказа). Информация о каждом заказчике включает

наименование заказчика, адрес, телефон, факс, фамилию, имя, отчество,

признак юридического лица и примечание. Таким образом, свойствами объекта

Заказчик являются «уникальный ключ заказчика», «наименование заказчика».

Следующий представляющий для нас интерес объект — Товар. Этот объект

имеет свойства «уникальный ключ товара», «наименование товара».

Второй рассматриваемый объект — Поставщик. Его свойствами являются

«уникальный ключ поставщика», «наименование поставщика».

Третий рассматриваемый объект — Заказчик. Его свойствами являются

«уникальный ключ заказчика», «наименование заказчика».

Взаимосвязь «один к одному» (между двумя типами объектов)

Допустим, в определенный момент времени один заказчик может сделать

только один заказ. В этом случае между объектами Заказчик и Товар

устанавливается взаимосвязь «один к одному».

Взаимосвязь «один ко многим» (между двумя типами объектов)

В определенный момент времени один заказчик может стать обладателем

нескольких товаров, при этом несколько заказчиков не могут являться

обладателями одного товара (на условии если заказчик не претендует на часть

товара). Взаимосвязь «один ко многим» можно обозначить с помощью одинарной

стрелки в направлении к «одному» и двойной стрелки в направлении ко

«многим» .В этом случае одной записи данных первого объекта (его часто

называют родительским или основным) будет соответствовать несколько записей

второго объекта (дочернего или подчиненного). Взаимосвязь «один ко многим»

очень распространена при разработке реляционных баз данных. В качестве

родительского объекта часто выступает справочник, а в дочернем хранятся

уникальные ключи для доступа к записям справочника. В нашем примере в

качестве такого справочника можно представить объект Заказчик, в котором

хранятся сведения о всех заказчиках. При обращении к записи для

определенного заказчика нам доступен список всех покупок, которые он

сделал, и сведения о которых хранятся в объекте Товар.

Взаимосвязь «один к одному» (между двумя свойствами)

Мы предполагаем, что ключ (номер) магазина является его уникальным

идентификатором, то есть он не изменяется и при последующих поступлениях

заказов от данного магазина. Если наряду с номером магазина в базе данных

хранится и другой его уникальный идентификатор (например, адрес), то между

такими двумя уникальными идентификаторами существует взаимосвязь «один к

одному».

Взаимосвязь «один ко многим» (между двумя свойствами)

Страницы: 1, 2, 3, 4