Создание и редактирование текстовых документов в текстовом процессоре word 9x

Выбранный символ табуляции устанавливают щелчком на линейке. В дальнейшем

его положение можно изменять перетаскиванием. Для удаления символа

табуляции его перетаскивают за пределы линейки. После установки позиции

табуляции вручную все позиции табуляции, задаш1ые по умолчанию и

расположенные до нее, удаляются.

Автоматизация форматирования. Стили

В длинных документах большинство абзацев форматируется одинаково. Точнее

говоря, обычно существует несколько вариантов оформления абзаца, которые

многократно используются внутри документа.

форматировать абзац вручную при каждом изменении текста неудобно, особенно

если учесть, что, вероятнее всего, уже существует абзац, отформатированный

так, как нужно. Программа Word решает эту проблему, позволяя производить

форматирование по образцу, я также путем применения наперед заданных стилей

форматирования.

1. Чтобы выполнить форматирование по образцу, надо установить курсор на

абзац, имеющий нужный метод форматирования, и щелкнуть на кнопке Формат по

образцу. Далее можно щелкнуть на абзаце, формат которого требуется

изменить, и он будет выглядеть точно так же, как выбранный в качестве

образца.

2. Если требуется изменить формат нескольких абзацев, надо дважды щелкнуть

на кнопке Формат по образцу. После внесения всех необходимых изменении,

надо еще раз щелкнуть на кнопке Формат по образцу или нажать клавишу ESC.

3. Стиль форматирования —- это совокупность всех параметров оформления,

определяющих формат абзаца. Доступные стили перечислены в раскрывающемся

списке Стиль, расположенном на панели инструментов Форматирование. В

начале работы с программой Word этот список содержит перечень стилей,

заданных по умолчанию.

4. При выборе одного из стилей, представленных в данном списке, изменяется

формат текущего абзаца (абзаца, в котором расположен курсор) ми формат

выделенного фрагмента.

5. С точки зрения компьютера абзацем считается любой фрагмент текста,

ограниченный с двух сторон символами «.возврат каретки» (код 13). Этот код

вводится в текст всякий раз, когда мы нажимаем клавишу ENTER. Этот код

считается невидимым, поскольку ему не соответствует ни одна буква. Но

увидеть его все-таки можно, если щелкнуть на кнопке Непечатаемые символы.

Маркированные и нумерованные списки

Упорядоченную информацию часто удобно представлять в виде списков. Так

представляют инструкции (описания порядка действий), наборы поясняющих

утверждении, перечни предметов или объектов.

Word поддерживает два вида списков ~ маркированные списки, в которых каждый

пункт помечается одинаковым маркером, и нумерованные списки, где пункты

последовательно Нумеруются.

Преобразование текста в список

1- Для преобразования существующего текста в нумерованный или маркированный

список, надо выделить этот текст и щелкнуть на кнопке Нумерация или.

соответственно, Маркеры на панели инструментов. Процессор Word

автоматически преобразует новый абзац в элемент нумерованного списка, если

он начинается с числа, за которым следует точка. Если абзац начинается с

символа «звездочка» (*), то он автоматически преобразуется в элемент

маркированного списка.

Последующие абзацы также рассматриваются как элементы начавшегося списка.

При вводе элементов списка следующий абзац автоматически начинается с

маркера или номера. Создание списка заканчивают двукратным нажатием на

клавишу ENTER в конце абзаца.

2. Чтобы изменить или настроить формат списка, следует дать команду Формат

> Список или выбрать в контекстном меню пункт Список. При этом открывается

диалоговое окно Список.

3. Вкладки Маркированный и Нумерованный позволяют выбрать вид маркера или

способ нумерации списка. Если стандартное оформление списка не подходит,

можно щелкнуть на кнопке Изменить и задать как вид, так и положение

маркеров или номеров, а также пунктов списка.

4. Вкладка Многоуровневый позволяет задать специальный список, содержащий

до девяти уровней пунктов, нумеруемых или маркируемых отдельно. Для

перехода на более низкий уровень служит кнопка Увеличить отступ на панели

инструментов Форматирование.

5. Для возврата на более высокий уровень служит кнопка Уменьшить отступ.

Оформление текста в несколько столбцов

В газетах и некоторых книгах (обычно словарях и энциклопедиях) информацию

нередко представляют в несколько столбцов. Это связано с тем, что короткие

строчки легче читать.

1. Для разбиения текста на столбцы его вводят обычным образом, затем

выделяют и щелкают на кнопке Колонки. В открывшемся меню выбирают

количество создаваемых столбцов. По умолчанию столбцы имеют одинаковую

ширину.

2. На линейке форматирования появляются маркеры столбцов. Перетаскиванием

"этих маркеров изменяют положение промежутка между столбцами и его ширину.

3. Если несколько столбцов текста целиком размещаются на

одной странице, можно сделать так, чтобы колонки имели одинаковую длину.

Для этого надо дать команду Вставка » Разрыв, установить переключатель На

текущей странице и щелкнуть на кнопке ОК.

4. Если стандартный метод формирования столбцов неудовлетворителен. следует

использовать диалоговое окно Колонки, которое открывают командой Формат »

Колонки.

5. На панели Тип этого диалогового окна приведены стандартные варианты

размещения колонок. Кроме того, число колонок можно задать с помощью

счетчика. В этом случае на панели Ширина и промежуток задают размеры

колонок и величины интервалов между ними.

6. Если установить флажок Колонки одинаковой ширины, то все колонки и все

интервалы между ними будут иметь одну и ту же ширину.

7. Флажок Разделитель позволяет отделить столбцы друг от друга вертикальной

линией.

8. Раскрывающийся список Применить указывает, какую часть документа следует

разбить на столбцы. Доступные варианты зависят от того, был ли

предварительно выделен фрагмент текста.

9. Если установить флажок Новая колонка, то последующий текст документа

располагается в начале нового столбца.

Создание таблиц

Самый простой способ создать таблицу r программе Word состоит в

использовании позиций табуляции. Но этот способ недостаточно гибок потому

что многие таблицы трудно представить в простой форме. Основной метод

создания таблиц в программе Word не страдает от таких ограничений и

предоставляет самые широкие возможности но отображению текст и рамках

таблиц.

1. Небольшие таблицы создают с помощью кнопки Добавить таблицу на напели

инструментов. Открывшаяся палитра позволяет быстро создать пустую таблицу.

. 2. Пустую таблицу с произвольным числом строк и столбцов создают с

помощью команды Таблица > Добавить таблицу. Число строк и столбцов задают

с помощью счетчиков диалогового окна Вставка таблицы.

3- Кнопка Таблицы и границы, а также команда Таблица » Нарисовать таблицу

позволяют нарисовать таблицу в документе вручную. При этом открывается

панель инструментов Таблицы и границы. Сначала рисуют внешний контур

таблицы, а за тем разбивают ее на отдельные ячейки.

4. Строки или столбцы таблицы могут содержать разное число ячеек. Для этого

сначала создают таблицу с равным числом ячеек в строках и столбцах, а

потом объединяют или разделяют отдельные ячейки. Выделив необходимые

ячейки, дают команду Таблица > Объединить ячейки или Таблица ^ Разбить

ячейки.

5. Линии, разбивающие таблицу, можно рисовать или удалять вручную. На

панели инструментов Таблицы и границы дан этой цели служат кнопки

Нарисовать таблицу и Ластик.

Ввод в таблицу осуществляют по ячейкам, причем в любом порядке. Ячейка

может содержать несколько абзацев текста. Клавиша TAB позволяет переходить

от текущей ячейки к следующей- Каждую ячейку таблицы можно форматировать

независимо от остальных. Более того. если щелкнуть на ячейке правой кнопкой

мыши и выбрать в контекстном меню пункт Направление текста, то строки

текста в ячейке таблицы можно расположить вертикально.

6. Если таблицу используют не как особый элемент оформления текста, а она

действительно содержит «табличные данные», то ее можно отформатировать

стандартным образом. Команда Таблица » Автоформат (или кнопка Автоформат на

панели Таблицы и границы) позволяет применить один из готовых стандартных

форматов, определяющих шрифты, [Ж' границы и цвета ячеек таблицы.

7. Для изменения границ и цвета заливки ячеек таблицы вручную служат кнопки

Внешние границы и Цвет заливки на напели инструментов Таблицы и границы.

Раскрывающиеся палитры, вызываемые этими кнопками, можно «оторвать» от

соответствующих кнопок и использовать как независимые панели инструментов.

Форматирование документов сложной структуры

Если открыть любую книгу (например, чту), то можно заметить, что помимо

основного текста она содержит дополнительные элементы, размещаемые в

верхней и нижней частях страницы (в частности. номера страниц). Такие

элементы (их называют верхними и нижними колонтитулами) ооле1чают работу с

длинными документами. Программа Word позволяет использовать колонтитулы для

оформления книг и повышения их удобочитаемости.

t. Word рассматривает документ как последовательность разделов. В каждом

разделе используется последовательная нумерация страниц и один набор

колонн-пулов. Если эти данные в рамках документа должны меняться, следует

разбить документ на разделы. Команда Вставка » Разрыв открывает диалоговое

окно Разрыв, в котором надо включить один из переключателей группы Новый

раздел, указывающий, с какой страницы начинается новый раздел.

2. Для настройки нумерации страниц надо дать команду Вставка » Номера

страниц. При этом открывается диалоговое окно Номера страниц, позволяющее

указать, где именно должны располагаться колонцифры. Для этого используют

списки Положение и Выравнивание- Щелчок на кнопке Формат позволяет выбрать

метод нумерации. Если документ разбит на разделы, страницы разных разделов

могут нумероваться по-разному.

3. Для введения колонтитулов, содержащих дополнительную информацию, служит

команда Вид » Колонтитулы. Колонтитулы могут располагаться на верхнем или

нижнем полях страницы. Данная команда временно прекращает редактирование

основного текста документа, но зато дает возможность ввода текста в поле

верхнего колонтитула. Одновременно открывается панель инструментов

Колонтитулы. Она предоставляет дополнительные возможности, в том числе

возможность перехода к редактированию нижнего колонтитула.

4. Кнопки панели инструментов Колонтитулы позволяют: вставить в колонтитул

номер страницы, дату и время; просмотреть и скопировать колонтитулы других

разделов; переключиться между верхним и нижним колонтитулами.

Редактирование колонтитулов завершают щелчком на кнопке Закрыть или и о

игорной командой Вид ^ Колонтитулы.

Проверка правописания

Текстовый процессор Word существенно облегчает создание грамотных и

литературно правильных документов. Проверка текста и исправление ошибок в

нем может производиться автоматически или вручную. Контроль опечаток и

ошибок происходит уже по ходу ввода текста,

1. Неверное слово подчеркивается красной волнистой линией, а неудачное или

неправильное словосочетание — зеленой линией.

2. Если щелкнуть на помеченном тексте правой кнопкой мыши, открывается

контекстное меню с возможными вариантами исправлении ошибки. Можно выбрать

любой из этих вариантов.

3. Пункт Добавить используют в тех случаях, когда слово правильное, но

отсутствует в словаре программы. Оно будет считаться правильным для всех

последующих документов.

4. В ситуациях, когда словосочетание подчеркнуто зеленой линией, программе

обычно трудно самой предложить правильный способ исправления ошибки. В

этом случае в контекстном меню приводится только правило, которое, но

мнению программы, оказалось нарушенным.

5. Провести проверку правописания после создания документа позволяет

командная кнопка Правописание. Получив такую команду, программа проверяет

весь документ, останавливаясь при обнаружении ошибки и позволяя ее

исправить.

6. Значок книги в строке состояния указывает на состояние режима проверки

правописания. Если значок помечен крестиком, значит, проверка не

проводилась или были обнаружены ошибки. При отсутствии ошибок используется

«галочка».

Литературное редактирование

Качество текста нередко можно улучшить, заменив слово более подходящим по

смыслу - Обычно для этой цели используют словарь синонимов Программа Word

содержит команду Сервис * Язык > Тезаурус, выполняющую те же функции.

7- В диалоговом окне Тезаурус слово, на которое указывал курсор, •

помещается в список Синонимы для. Поле Значения содержит варианты значений

слова. Поле со списком Замена синонимом

содержит найденные синонимы. 8. Выбрав подходящий синоним и щелкнув на

кнопке Заменить, "окно заменить слово, входящее в исходный текст. Кнопка

"поиск позволяет проводить поиск синонимов к синонимам, что расширяет круг

доступных слов.

9. Программа может указывать на предложения, безупречные с грамматической

точки зрения, но неудачные литературно, например, содержащие слишком много

существительных или глаголов. Разумеется, предложить надежный

автоматический способ устранения подобных недостатков программа не может.

Работа с планом документа

При работе с длинными документами нередко нужно охватить весь документ в

целом и просмотреть или изменить его план. Часто само создание документа

начинают с составления плана. В текстовом процессоре Word для этого

используют режим структуры.

1. Переход в режим структуры выполняют щелчком на кнопке Режим структуры,

которая располагается в левом нижнем углу окна документа. Можно также

использовать команду строки меню Вид > Структура.

2. Структура документа фактически является его планом и представляет собой

список заголовков различного уровня, имеющихся в документе.

3. При работе в режиме структуры на экране появляется панель инструментов

Структура.

4- По умолчанию работа начинается с ввода заголовка первого (самою

высокого) уровня. Для понижения уровня заголовка можно использовать

клавишу TAB или кнопку Понизить уровень на панели инструментов Структура-

Для повышения уровня используют кнопку Повысить уровень или комбинацию

клавиш SHIFT+TAB.

5. Знак «плюс» возле заголовка указывает на наличие подразделов. Щелчок на

этом значке позволяет выделить весь соответствующий раздел. Метод

перетаскивания позволяет переставлять заголовки вместе с соответствующими

разделами с одного места

на другие.

6. Кнопки с цифрами на панели инструментов Структура позволяют свернуть все

уровни ниже выбранного. Кнопки Свернуть и Развернуть позволяют сворачивать

и разворачивать уровни заголовков поодиночке.

7. Когда план создан, ввод текста разделов выполняют в одном из обычных

режимов. Переход выполняют с помощью пунктов меню Вид или щелчком на одной

из кнопок в левом нижнем углу окна документа.

8. Если нужно одновременно видеть и структуру (план) документа и его

содержание, следует дать команду Вид > Схема документа. В этом случае в

левой части экрана открывается область, содержащая только заголовки.

Переход к любому разделу документа выполняют щелчком на заголовке.

Создание форм и бланков

Анкеты, опросные листы и многие другие документы представляют собой бланки,

предназначенные для заполнения и последующей обработки, Часто бланк также

называют формой. Программа Word позволяет! создавать формы и бланки,

которые можно распространять в электронном виде и заполняй, на компьютере.

Электронный бланк используется многократно. Поэтому он создается не как

обычный документ, а как шаблон. Шаблон является основой для других

документов, а сам остается неизменным.

1. Чтобы создать шаблон, надо открыть диалоговое окно Создание документа с

помощью команды Файл > Создать и установить в нем переключатель Шаблон.

2. Бланк содержит статические данные и пиля формы, в которые информация

вносится при заполнении бланка. Содержимое бланка определяется при его

создании.

3. Размещение полей формы удобнее всего осуществлять с помощью таблицы. В

этом случае элементы формы можно точно позиционировать, и в случае

необходимости перемещать группу элементов как единое целое.

4. Поля формы создаются в шаблоне с помощью панели инструментов Формы. Она

открывается командой Вид > Панели инструментов » Формы.

5. В программе Word возможны три вила полей формы. Текстовые поля служат

для ввода строк текста, флажки указывают на положительный или

отрицательный ответ на вопрос, раскрывающиеся списки позволяют выбрать

один из нескольких вариантов.

6- Настройку полей выполняют в диалоговом окне Параметры - Чтобы открыть

его, следует выбрать поле и щелкнуть на кнопке Параметры поля формы на

панели инструментов Формы.

7. Чтобы при заполнении формы данные можно было вносить только в поля

формы, выполняется защита формы. Для этого надо щелкнуть на кнопке Защита

формы на панели инструментов Формы.

8. Для использования формы надо дать команду Файл > Создать и выбрать в

диалоговом окне Создание документа шаблон, соответствующий нужной форме.

Поля формы выбираются клавиатурными командами TAB и SHIFT+TAB. Заполнив

форму, ее можно сохранить в виде обычного документа или распечатать.

Указатели и оглавления

Почти все книги, содержат оглавление, а многие к тому же содержат в конце

книги указатель терминов. Создание этих разделов отличается высокой

трудоемкостью, но они упрощают просмотр и чтение документов. имеющих

сложную структуру. Текстовый процессор Word позволяет автоматизировать

создание оглавлений и указателей.

Создание указателя терминов

Создание указателя является достаточно сложной работой. Она выполняется в

два этапа. Сначала подготавливают слова и термины, включаемые в указатель,

а потом этот указатель создают.

1. Слова, включаемые в указатель, необходимо предварительно пометить. Для

этого выделяют нужное слово и нажимают комбинацию клавиш ALT+SHIFT+X. При

этом открывается диалоговое окно Определение элемента указателя.

2. Выделенный текст переносится в это диалоговое окно. Его можно сразу

принять как пункт указателя или сначала отредактирован,. В поде

Дополнительный можно ввести один или два дополнительных элемента указателя

(через точку с запятой). Поле Параметры определяет, как именно будет

изображайся ссылка на данный термин в готовом указателе.

3. Включение выбранного о элемента в указатель выполняют щелчком на кнопке

Пометить. Если щелкнуть на кнопке Пометить все, то в указатель будут

включены все ссылки на данный термин, имеющиеся в документе.

4. Такую операцию необходимо проделать со всеми терминами по всему

документу. На этом заканчивается подготовительный этап.

5. Для создания указателя терминов надо перевести курсор в конец документа,

ввести заголовок указателя и дать команду Вставка > Оглавление и

указатели, открывающую диалоговое окно Оглавление и указатели.

г

6. Вкладка Указатель данного диалогового окна содержит элементы управления.

позволяющие определить способ форматирования указателя в документе.

7. Вид указателя в выбранном формате отображается в поле Образец. Указатель

терминов генерируется автоматически и вставляется в то место, где

располагается курсор.

Создание оглавления

Создать оглашение заметно проще, чем указатель. Если для оформления

заголовков использовались специальные стили, программа Word включит такие

заголовки в оглавление автоматически.

8. Установив курсор в то место, куда будет вставлено оглавление, следует

дать команду Вставка > Оглавление и указатели. В диалоговом окне Оглавление

и указатели надо выбрать вкладку Оглавление.

Элементы управления данной вкладки позволяют задать формат оглавления и

указать, какие из заголовков следует в пего включить. В некоторых

документах имеет смысл даже создать два оглавления разной степени

подробности.

Предварительный просмотр и печать документов

Форматирование документов особенно важно в тех случаях, когда документ

предназначен не для просмотра в электронном виде, а для печати на бумаге.

Процессор Word способен представить документ на экране точно в том же виде.

в каком он будет выведен на печать, а также произвести саму печать при

наличии принтера, подключенного к компьютеру.

1. Чтобы убедиться в том, что текст на бумаге будет выглядеть так, как

надо, используют специальный режим предварительного просмотра. Для

перехода в этот режим служит кнопка Предварительный просмотр или команда

Файл ^ Предварительный просмотр.

2. В режиме предварительного просмотра документ нельзя редактировать.

Управляющие кнопки на панели инструментов позволяют только изменять способ

отображения.

3- Если внешний вид документа по каким-либо причинам не устраивает автора,

следует подумать над оформлением документа. Возможно, стоит изменить

параметры страницы. Для этого используют диалоговое окно Параметры

страницы, которое открывают командой Файл » Параметры страницы.

4. Это диалоговое окно содержит четыре вкладки. Вкладка Поля позволяет

задать поля листа бумаги со всех четырех сторон. Элементы вкладки Размер

бумаги управляют размером листа бумаги и его ориентацией. На вкладке Макет

расположены элементы управления, задающие специальные параметры, если

документ должен распечатываться особым образом.

5. Щелчок на кнопке Печать на панели инструментов - самый быстрый, но не

самый лучший способ распечатать документ. По такой команде документ

печатается с параметрами, заданными по умолчанию. Если эти параметры еще

не настроены и не проверены, то, скорее всего, отпечатанный документ

придется выбросить в урну.

6. Поэтому в абсолютном большинстве случаев используют команду Файл »

Печать (или клавиатурную комбинацию CTRL+P). В этом случае открывается

диалоговое окно Печать, позволяющее настроить параметры печати и свойства

принтера по своему усмотрению.

Страницы: 1, 2