Работа с запросами в MS Access 97

Работа с запросами в MS Access 97

ВСТУП

Програмне забезпечення для роботи з базами даних використовується на

персональних комп’ютерах досить давно. Взагалі, база даних – це набір

записів і файлів, які організовані спеціальним чином. В комп’ютері,

наприклад, можна зберігати прізвища і адреси друзів або клієнтів. Можливо,

зберігати всі свої листи, і вони згруповані по адресатам, або набір файлів

з даними по фінансовим справам: отримані або виставлені рахунки, витрати по

чековій книжці або балансам. Один з типів баз даних – це документи, які

набрані за допомогою текстових редакторів і згруповані за темами. Другий

тип – файли електронних таблиць, які об’єднані в групи по характеру їх

використання. Щоб керувати даними, які розкидані по сотням таблиць і файлів

використовуються системи керування базами даних (СКБД). Microsoft Access 97

саме є такою системою.

Майже всі сучасні системи побудовані на реляційній моделі керування

базами даних. Назва “реляційна” пов’язана з тим, що кожний запис в такій

базі даних має інформацію, яка відноситься тільки до одного конкретного

об’єкту. В реляційній СКБД всі дані представлені в вигляді таблиць.

Інформація про об’єкти визначеного виду представляється в табличному

вигляді – в стовпчиках таблиці містяться різні характеристики об’єктів –

атрибути (наприклад, адреси клієнтів), а рядки призначені для опису величин

всіх атрибутів окремого об’єкта (наприклад, дані про конкретного клієнта).

В випадку, коли використовуються функції СКБД для вибору інформації з

однієї або декількох таблиць (виконується запит, що є темою даної дипломної

роботи), результат представляється у вигляді таблиці. Більше того, можна

виконати запит із використанням результатів іншого запиту. Можна об’єднати

інформацію з декількох таблиць або запитів.

Система керування базами даних дає можливість контролювати структуру і

опис даних, роботу з ними і організацію колективного користування

інформацією. СКБД також суттєво збільшує можливості і полегшує

каталогізацію і ведення великих об’ємів інформації, яка зберігається в

численних таблицях. СКБД включає в себе три основних типа функцій:

визначення даних, їх обробка й керування даними. Усі ці функціональні

можливості в повній мірі реалізовані в Microsoft Access.

В базі даних Access основними об’єктами є таблиці, запити, форми,

звіти, макроси і модулі. Таблиця – об’єкт, який використовується для

збереження даних. Таблиця складається з полів (стовпчиків), в яких

зберігаються різні дані, і записів (рядків). В записи зібрана вся

інформація про деякий об’єкт. Запит – об’єкт, який дозволяє користувачу

отримати потрібні дані з одної або декількох таблиць. Для створення запиту

можна використовувати бланк QBE (запит по зразку) або інструкцію SQL. Можна

створювати запити на вибірку, поновлення, видалення або додавання даних. За

допомогою запитів також можна створювати нові таблиці, використовуючи дані

з одної або декількох існуючих таблиць. Форма – об’єкт, призначений в

основному для вводу даних, відображення їх на екрані або керування роботою

додатку. Звіт – об’єкт, призначений для створення документа, який в

подальшому може бути роздрукований або включений в документ іншого додатку.

СТВОРЕННЯ ЗАПИТІВ НА ВИБІРКУ ДАНИХ

Запити дають широкі можливості для вибору, сортування і обчислення з

використанням даних однієї таблиці. Дуже важливо вміти використовувати дані

з пов`язаних таблиць, допомагає будувати багатотабличні запити майстер

запитів.

Запит на вибірку можна використовувати не тільки для відбору даних, але

і для їх поновлення. Запит на вибірку має ряд властивостей, які можна

використовувати для зміни роботи запиту.

В режимі таблиці доступні самі різні операції з даними - огляд,

сортування, фільтрація, поновлення і друк. Але достатньо часто приходиться

проводити обчислення і огляд даних з декількох таблиць. Відобразити

потрібні дані можна за допомогою запитів.

Після виконання запита на вибірку (який відбирає інформацію з таблиць і

інших запитів бази даних, в той час як при виконанні запиту на зміну дані

вставляються, поновлюються або видаляються) Microsoft Access створює набір

записів, які містять відібрані дані. В більшості випадків з набором записів

можна працювати так само, як з таблицею: можна проглянути і відібрати

інформацію, роздрукувати і поновити дані. Але на відміну від реальної

таблиці, цей набір записів фізично не існує в базі даних. Access створює

набір записів з даних таблиць тільки під час виконання запиту. Якщо змінити

дані в наборі записів, Access внесе відповідні зміни в таблицю, на базі

яких побудований запит.

При вивченні форм і звітів виявляється, що запити є найкращим способом

виділення даних, необхідних для вирішення визначеного завдання. Запити

можуть слугувати джерелами даних таких елементів керування, як список і

поле зі списком, що спрощує введення даних.

Щоб відкрити вікно нового запиту в режимі конструктора, і вікні бази

даних потрібно перейти на вкладку Запрос і натиснути кнопку Создать, яка

міститься з правого боку від списку запитів. Access відкриє вікно діалогу

Новый запрос. В нас є вибір: створити запит самостійно в режимі

конструктора або скористатися допомогою майстра для створення одного з

декількох типів запитів. Щоб відкрити існуючий запит в режимі конструктора,

треба виділити його ім`я на вкладці Запрос і натиснути кнопку Конструктор.

Запит відкривається в режимі Конструктор. В верхній частині вікна запиту

знаходяться списки полів (назви стовпчиків таблиці), в нижній частині -

бланк запиту.

Вибір даних з однієї таблиці

Одна з переваг запитів є те, що вони дозволяють достатньо швидко

відібрати необхідні дані з декількох пов'язаних таблиць. Але запити корисні

і при роботі з одною таблицею. Всі методи, які використовуються для роботи

з єдиною таблицею, підходять і для складних багатотабличних запитів.

Найкраще за все створити запит на основі одної таблиці так: відкрити

вікно бази даних, вибрати потрібну таблицю, розкрити список кнопки Новый

объект на панелі інструментів і вибрати пункт Новый запрос і натиснути

кнопку ОК (якщо рядок Имя таблицы не виводиться в бланку запиту, слід

вибрати команду Вид/Имена таблиц). Відкривається вікно конструктора, воно

розділене на дві частини (мал. 1). В верхній частині знаходяться списки

полів таблиць або запитів, на підставі яких створюється новий запит. В

нижній розміщений бланк QBE (Query By Example - запит по зразку), в якому

виконується вся робота по створенню нового запиту. Кожний стовпчик бланку

представляє одне поле, яке використовується в запиті. Поле може просто

належати одній з таблиць, бути обчислюваним (його значення розраховується

на основі одного або декількох полів таблиці), або підсумковим, яке

використовує одну із вбудованих функцій Microsoft Access.

Мал. 1. Вікно бланка запиту

Полям запиту можна надавати імена, які будуть відображатися і

заголовках стовпчиків при виведенні набору записів запиту, а для генерації

обчислюваних полів можна використовувати вирази любого ступеню складності.

В зв’язку з тим, що була виконана команда Вид/Имена таблиц, в даному

рядку бланка запиту Access виведе ім’я таблиці, з якої вибране поле. В

третьому рядку бланка можна задати, чи потрібно виконувати сортування по

вибраному або обчислюваному полю.

Прапорці в бланку Вывод на екран відповідають за вивід на екран полів в

наборі записів. По замовчуванню Access виводить на екран всі поля, які

містить бланк запиту. Але деякі поля включаються в запит тільки для відбору

потрібних записів, а виводити їх на екран зовсім не обов`язково. Щоб

виключити таке поле з набору записів, треба зняти його прапорець в рядку

Вывод на екран.

Для введення умов відбору записів використовується рядок Условие отбора

і рядок или.

Першим кроком при створенні запиту є вибір полів, які включаються в

набір записів. Це можна зробити, просто перетягнувши поле в потрібний

стовпчик бланка зі списку полів в верхній частині вікна. При перетягуванні

поля вказівник мишки перетворюється в маленький прямокутник.

Якщо потрібно включити в запит всі поля таблиці, то достатньо

перетягнути значок “*” зі списку полів в бланк QBE.

Інший спосіб ввести в запит всі поля таблиці - це двічі клацнути на

заголовку списку полів в верхній частині вікна: таким чином виділяються всі

поля таблиці. Потім перетягнути виділені поля в рядок Поле бланка запиту.

Вказівник миші перетвориться в значок з зображенням декількох

прямокутників, який показує, що перетягуються декілька полів. Коли

відпускається кнопка миші, Access помістить в бланк запиту всі поля

таблиці.

Встановлення властивостей полів

В загальному випадку поля, які виводяться в наборі записів запиту,

наслідують властивості для відповідних полів таблиці. Можна задати інші

значення наступних властивостей: Описание (інформація, яка виводиться в

рядку стану вікна запита в режимі таблиці, коли поле стає поточним), Формат

поля (представлення даних на екрані), Число десятичных знаков (для числових

даних), Маска ввода і Подпись (заголовок стовпчика).

Щоб задати властивості деякого поля, потрібно клацнути на любій чарунці

відповідного стовпчика в бланку запита і натиснути кнопку Свойства на

панелі інструментів або вибрати команду Вид/Свойства.

Введення умов відбору

Якщо потрібно відібрати записи з конкретним значенням поля, треба

ввести його чарунку Условие отбора цього поля. Текстове значення, яке

використовується в якості умови відбору, повинне бути вміщене в лапки.

В випадку, якщо нас цікавить декілька значень, вводяться в рядок

Условие отбора і розділяються логічним оператором OR.

Коли вводяться умови відбору для декількох полів, то всі вирази в рядку

Условие отбора або в рядку или повинні приймати значення Істина для

любого запису, який включається в набір записів запиту. Це означає, що

Access виконує логічну операцію AND над умовами відбору, які знаходяться в

одному рядку. Щоб результат операції AND мав значення Істина, умови

повинні бути істинними; тільки в цьому випадку запис відбирається запитом.

Наприклад, ми вибираємо записи з таблиці, в якій знаходяться дані про

робітників. Умовою відбору обрано поле Загальний стаж і його значіння:

>10 AND =10 And <=20.

IN. Задає список значень, що використовується для порівняння. Вираз

IN(“Київ”,“Вінниця”) означає те саме, що і вираз “Київ” OR “Вінниця”.

LIKE. Оператор, корисний для пошуку зразків в текстових полях. В зразок

пошуку можна включити символи шаблона, “?” заміняє любий символ в даній

позиції, а “*” означає любу кількість символів в даній позиції. Символ “#”

вказує, що в даній позиції повинна бути цифра.

Умови відбору для дат і часу

Microsoft Access зберігає значіння дат і часу як числа з плаваючою

комою і з подвійною точністю. Значіння з лівого боку від десяткової коми

відповідає даті, а дробова частина числа представляє час доби.

Щоб повідомити Access про те, що вводиться дата і час, значення

вміщується в символи числа (#). Наприклад, #10 Квітень 2003# і #10/04/03#

визначають одну і ту саму дату.

Access дає декілька функцій, які можна використовувати при завданні

умов відбору для дат і часу:

Day (дата). Повертає значення дня місяця в діапазоні від 1 до 31.

Month (дата). Повертає значення місяця року в діапазоні від 1 до 12.

Year (дата). Повертає значення року в діапазоні від 100 до 9999.

Weekday (дата). Повертає значення чисел від 1 (Неділя) до 7 (Субота),

які відповідають дням тижня.

Hour (дата). Повертає ціле число від 0 до 23, які представляють

значення часу.

DatePart (інтервал, дата). Повертає номер кварталу або номер тижня в

залежності від того, який код інтервалу задається (“q” - для визначення

кварталу, “ww” - для визначення порядкового номера тижня в році).

Date(). Повертає поточну системну дату.

Використання параметрів запиту

До сих пір ми вводили умови відбору безпосередньо в бланк запиту в

режимі конструктора. Але на етапі створення запиту на завжди можна

визначити, які значіння повинен відшукувати Access. Потрібно включити в

запит параметр, і при кожному виконанні запиту Access буде вимагати

конкретні умови відбору.

Щоб визначити параметр, потрібно ввести в рядок Условие отбора замість

конкретного значення ім’я або фразу, яка вміщена в квадратні дужки. Те, що

вміщене всередині квадратних дужок, Access розглядає як ім’я параметра.

Воно виводиться в вікні діалогу при виконанні запиту, тому в якості імені

параметра розумно використовувати змістовну фразу. В одному запиті можна

задати декілька параметрів, при цьому ім’я кожного параметру повинно бути

унікальним і інформативним.

Для кожного параметра запиту можна вказати тип даних. Access

використовує цю інформацію для перевірки введеного значення. Наприклад,

якщо визначено параметр як числовий, Access відкине літерні символи в

значенні параметра. З мовчазної згоди Access надає параметрам запиту

текстовий тип даних. Якщо потрібно змінити тип даних, треба вибрати команду

Запрос/Параметры, і Access виведе на екран вікно діалогу Параметры

запроса. В цьому вікні діалогу вводиться ім’я кожного параметра, тип

якого ми хочемо визначити, в стовпчик Параметр в такому вигляді, в якому

воно було вказане в бланку запиту, але без квадратних дужок. В стовпчику

Тип данных треба встановити потрібний тип даних, який вибирається зі

списку, що розкривається. Після визначення всіх параметрів натискаємо

кнопку ОК.

При виконанні запиту Access попросить ввести почергово значення для

кожного з параметрів, використовуючи вікно діалогу.

Багатотабличні запити

Розглянувши можливості запитів, які основані на одній таблиці, на базі

отриманих знань легко організувати перегляд об’єднаних даних з декількох

пов’язаних таблиць. Здатність запитів відбирати дані з декількох таблиць

особливо корисна при створенні форм і звітів.

Розглянемо приклад, в якому об’єднується інформація з двох таблиць. В

вікні бази даних треба перейти на вкладку Запросы і натиснути кнопку

Создать. В вікні діалогу Новый запрос вибрати Конструктор і натиснути

кнопку ОК. Access відкриє вікно нового запиту в режимі конструктора і

виведе на екран вікно діалогу Добавление таблицы. Вікно діалогу дозволяє

вибрати таблиці і запити, які будуть базовими для нового запиту.

Вибираються дві таблиці і закривається вікно.

Якщо зв’язок між базовими таблицями був раніше визначений, то верхня

частина вікна запиту в режимі конструктора буде виглядати так, як показано

Мал. 2. Конструктор запиту

на мал. 2. Access пов’язує використовувані в запиті таблиці на основі

інформації про зв’язок, яка задана при їх створенні. Access зв’язок в

вигляді лінії, яка з’єднує первинний ключ одної таблиці з відповідним полем

іншої. Якщо зв’язок між таблицями не визначений, Access сам прийме

рішення, встановивши зв’язок між полями з однаковими іменами і

співпадаючими типами даних.

Користувач включає в бланк запиту необхідні поля з двох таблиць.

Побачити результат запиту можна, переключившись у режим таблиці.

Як уже згадувалося, вікні режиму таблиці можна виконувати з набором

записів запиту майже всі дії, які доступні для звичайних таблиць.

Одним з найцікавіших аспектів багатотабличних запитів є можливість

зміни даних вихідних таблиць прямо в наборі записів.

Створення запиту на основі іншого запиту

При створенні запита в режимі конструктора вікно діалогу Добавление

таблицы дозволяє вибрати в якості джерела даних для нового запиту не тільки

таблиці, але і запити. Дійсно, побудова одного запиту на основі іншого - це

ще один спосіб роботи з даними з декількох таблиць: спочатку створюється

один запит, за допомогою якого вирішується визначене коло задач і

відбирається сукупність даних з декількох таблиць, а потім на його основі

будується інший для отримання кінцевого набору записів.

Використання майстра запитів

1. В вікні бази даних перейти на вкладку Запросы і натиснути кнопку

Создать.

2. В діалоговому вікні Новый запрос вибрати майстра Простой запрос (мал.

3). Натиснути ОК.

3. В діалоговому вікні (мал. 4), що з’явилося, вказати ім’я таблиці або

запита, на якому буде збудований новий запит. Потім вибрати поля, з яких

повинні бути відновлені дані.

Мал. 4. Створення простого запиту

Якщо необхідно, вказати додаткові таблиці або запит, а потім вибрати з

них поля, які повинні бути використані.

4. Закінчивши роботу в цьому діалоговому вікні, натиснути ОК. Потрібно

слідувати інструкціям, які виникають в наступних діалогових вікнах

майстра. В останньому діалоговому вікні користувачу пропонується вибір

виконати запит або продивитися його структуру в режимі конструктора. Якщо

отриманий запит не відповідає вимогам, можна знову звернутися до майстра

або внести зміну в запит в режимі конструктора.

Відкриття, копіювання, збереження, перейменування і видалення запитів

Страницы: 1, 2, 3