МЕНЮ


Фестивали и конкурсы
Семинары
Издания
О МОДНТ
Приглашения
Поздравляем

НАУЧНЫЕ РАБОТЫ


  • Инновационный менеджмент
  • Инвестиции
  • ИГП
  • Земельное право
  • Журналистика
  • Жилищное право
  • Радиоэлектроника
  • Психология
  • Программирование и комп-ры
  • Предпринимательство
  • Право
  • Политология
  • Полиграфия
  • Педагогика
  • Оккультизм и уфология
  • Начертательная геометрия
  • Бухучет управленчучет
  • Биология
  • Бизнес-план
  • Безопасность жизнедеятельности
  • Банковское дело
  • АХД экпред финансы предприятий
  • Аудит
  • Ветеринария
  • Валютные отношения
  • Бухгалтерский учет и аудит
  • Ботаника и сельское хозяйство
  • Биржевое дело
  • Банковское дело
  • Астрономия
  • Архитектура
  • Арбитражный процесс
  • Безопасность жизнедеятельности
  • Административное право
  • Авиация и космонавтика
  • Кулинария
  • Наука и техника
  • Криминология
  • Криминалистика
  • Косметология
  • Коммуникации и связь
  • Кибернетика
  • Исторические личности
  • Информатика
  • Инвестиции
  • по Зоология
  • Журналистика
  • Карта сайта
  • Секретарь

    Секретарь

    План

    1. Немного из истории.

    2. Возможности секретаря-референта.

    1. Основные функции секретаря.

    2. Современные требования.

    3. Классификация секретарей.

    4. Обязанности.

    3. Вывод.

    1. Немного из истории.

    Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих

    секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы.

    А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров

    постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли

    секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-

    секретари.

    2. Возможности секретаря-референта.

    Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший

    в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой

    день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От

    поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой

    он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

    Секретарь должен быть всегда в «форме» : тщательно и продуманно

    одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему

    поручения.,уметь спокойно , без растерянности, резкости, суеты и с

    достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар

    чувствовать «нюансы» дела, что позволяет свободно выходить из трудных

    ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует

    видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет

    работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и

    переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по

    поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но

    иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег,

    междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так

    далее.

    Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и

    внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке

    информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто

    определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.

    Основные функции секретаря.

    Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая

    как высокий уровень общего образования, так и специфические знания,

    которые могут быть определены в соответствии с основными функциями

    секретаря:

    . знания, необходимые для эффективного участия в информационно-

    документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение

    такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон,

    факс, ксерокс);

    . знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее

    внутренней структурой и внешними связями ; заниями правовых актов и

    приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

    . знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее

    администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме

    посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при

    планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

    Современные требования.

    Чтобы отвечать современным требованиям, секретарь должен обладать

    следующими качествами:

    1. иметь профессиональный имидж;

    2. хорошо владеть речью и письмом;

    3. обладать хорошей памятью;

    4. хорошо ориентироваться во времени;

    5. содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;

    6. уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;

    7. осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;

    8. быть энергичным, проявлять инициативу;

    9. быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;

    10. поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;

    11. контролировать финансы офиса;

    12. быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.

    Классификация секретарей.

    Есть несколько позиций, которые занимают секретари:

    RECEPTIONIST – девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности

    входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На

    этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение

    держаться и аккуратность.

    На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом

    случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

    Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность

    OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса.

    Самая же высокая должность –PERSONAL SEKRETARY – помощник

    генерального директора или президента. В этом случае девушка работает

    только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и

    на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь

    большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности,

    организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только

    исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как

    сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из

    секретаря в менеджеры…

    Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда

    на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы

    множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в

    центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря

    в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании

    психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.

    Обязанности.

    Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со

    своими обязанностями. А в обязанности входит:

    . учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции

    для доклада руководству;

    . оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных

    документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т . п..;

    . подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными

    подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем,

    командировочных удостоверений и других документов;

    . оформление протоколов рассылок выписок из них;

    . анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и

    предложениями по ним;

    . подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям,

    конференциям, семинарам и съездам;

    . прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

    . организация приемов посетителей;

    . прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка

    поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к

    сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

    Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются

    функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

    . техническое обеспечение работы руководителя;

    . подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний,

    совещаний;

    . организация приема работников и посетителей;

    . телефонное обслуживание;

    . подготовка командировок;

    . организация презентаций и специальных приемов гостей;

    . стенографирование;

    . контроль за праздничными и юбилейными датами;

    . обработка почты;

    . машинописные работы;

    . сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;

    . сбор материалов для докладов и речей руководителя;

    . ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

    Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и

    дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о

    специфике секретарской работы, в связи с чем уместно рассмотреть главные

    аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.

    Особенностью работы также является постоянная нехватка времени,

    работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать,

    правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и

    верные решения.

    3. Вывод.

    Помните: ваши ошибки – это ошибки того должностного лица, в

    структурном подразделении которого вы работаете.

    Приступая к работе, ответьте себе на следующие вопросы: Что нужно

    сделать? Как? Когда? Какой ожидаемый результат?

    Немного размышления, чуточку здравого смысла, оперативности – и все

    готово. Если вы целеустремленная и организованная, деловая,

    доброжелательная в общении с окружающими, обаятельная и привлекательная,

    то профессия секретарь ждет вас.


    Приглашения

    09.12.2013 - 16.12.2013

    Международный конкурс хореографического искусства в рамках Международного фестиваля искусств «РОЖДЕСТВЕНСКАЯ АНДОРРА»

    09.12.2013 - 16.12.2013

    Международный конкурс хорового искусства в АНДОРРЕ «РОЖДЕСТВЕНСКАЯ АНДОРРА»




    Copyright © 2012 г.
    При использовании материалов - ссылка на сайт обязательна.