МЕНЮ


Фестивали и конкурсы
Семинары
Издания
О МОДНТ
Приглашения
Поздравляем

НАУЧНЫЕ РАБОТЫ


  • Инновационный менеджмент
  • Инвестиции
  • ИГП
  • Земельное право
  • Журналистика
  • Жилищное право
  • Радиоэлектроника
  • Психология
  • Программирование и комп-ры
  • Предпринимательство
  • Право
  • Политология
  • Полиграфия
  • Педагогика
  • Оккультизм и уфология
  • Начертательная геометрия
  • Бухучет управленчучет
  • Биология
  • Бизнес-план
  • Безопасность жизнедеятельности
  • Банковское дело
  • АХД экпред финансы предприятий
  • Аудит
  • Ветеринария
  • Валютные отношения
  • Бухгалтерский учет и аудит
  • Ботаника и сельское хозяйство
  • Биржевое дело
  • Банковское дело
  • Астрономия
  • Архитектура
  • Арбитражный процесс
  • Безопасность жизнедеятельности
  • Административное право
  • Авиация и космонавтика
  • Кулинария
  • Наука и техника
  • Криминология
  • Криминалистика
  • Косметология
  • Коммуникации и связь
  • Кибернетика
  • Исторические личности
  • Информатика
  • Инвестиции
  • по Зоология
  • Журналистика
  • Карта сайта
  • Дипломная работа: Органы местного самоуправления и информационно-документационное обеспечение

    При оформлении дел:

    – документы постоянного хранения группируются в дела отдельно от документов временного хранения;

    – проверяется правильность отнесения документа в конкретное дело, а также наличие на документах номеров, подписей, виз, дат, справок об исполнении и т.д. Лишние экземпляры, копии, черновики документов изымаются и уничтожаются;

    – устанавливается последовательность расположения документов внутри дела по тематике, хронологии, корреспонденту, не допускается разобщенность документов в деле по одному и тому же вопросу;

    – на обложке дела указываются: «Исполнительный комитет города Казани», название управления, комитета, отдела, индекс дела, его заголовок, даты начала дела и его окончания, количество листов. Если дело состоит из нескольких томов, то всем томам дается общий заголовок и каждому присваивается порядковый номер. Объем формируемого дела не должен превышать 250 листов. В подразделениях Исполнительного комитета дела хранятся в шкафах. В каждом шкафу должен находиться перечень хранящихся в нем дел, а на корешках обложек должны быть указаны условные обозначения (индекс и порядковый номер) дел. (Приложение №2)

    Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения по завершении календарного года подлежат оформлению их для передачи в Управление муниципального архива Исполнительного комитета (далее – Управление архива).

    В Управлении архива документы хранятся как в электронном виде, так и в бумажном варианте.

    Выдача документов из текущего архива по служебной необходимости производится по заявлениям руководителей подразделений Исполнительного комитета. Заявления сканируются и прикладываются к контрольной карточке в электронном виде. Документы выдаются под роспись и подлежат возврату в установленные архивом сроки. Изымать документы постоянного хранения из архивных дел запрещается.

    Прием документов в Управление архива от отдела документооборота, протокольного отдела, Организационного управления, профкома, отдела бухгалтерского учета и отчетности аппарата Исполнительного комитета производится по актам. Каждое дело проверяется полистно, нумеруется постранично, переподшивается, если это необходимо, делу присваивается номер постоянного хранения. В левом нижнем и правом верхнем углу обложки каждого дела постоянного хранения дел с грифом «ОЦ» (особо ценные) проставляется штамп с номерами фонда, описи и порядковым номером. Опись составляется в 4-х экземплярах. Каждый экземпляр описи сшивается в отдельное дело, 2 экземпляра сдаются в Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Татарстан, 2 экземпляра постоянно хранятся в архиве Исполнительного комитета.

    Прием в Управление архива документов для временного хранения (3 года, 5 лет) от отдела документооборота производится по акту. Постановления и распоряжения вышестоящих организаций, подшитые томами и пронумерованные, складываются по годам вместе с книгой регистрации, хранятся постоянно и сканируются. (Приложение №3)

    На основании Перечня отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ________ (название фонда).

    Заголовок дела или групповой заголовок дел Дата дела или крайние даты дел Номера описей (номенклатур) за годы Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи Кол-во дел Сроки хранения и номера статей по Перечню Примечание
    1 2 3 4 5 6 7 8

    Итого ___________________________ дел за _____________ годы

    (цифрами и прописью)

    Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов

    подпись расшифровка подписи

    Дата

    СОГЛАСОВАНО

    Протокол ЭК

    от _____________ № _________

    Управление архива принимает на хранение документы по личному составу от ликвидированных, реорганизованных муниципальных предприятий, организаций и других коммерческих структур. На каждое предприятие составляется опись документов по личному составу. Опись составляется в 3-х экземплярах. Первый экземпляр отдается ликвидируемому предприятию (лицу, ответственному за сдачу документов по личному составу в архив), два экземпляра хранятся в Управлении архива. По истечении календарного года все описи подшиваются в отдельное дело.

    Документы по личному составу принимаются в обработанном виде согласно Основным правилам работы архивов организаций (Росархив, 2002).

    После принятия документов по личному составу от ликвидированных, реорганизованных предприятий, организаций и др. коммерческих структур составляется акт приема-передачи документов в электронном и бумажном варианте. Акт составляется в 2-х экземплярах. Первый экземпляр отдается лицу, ответственному за сдачу документов в архив, 2-й экземпляр остается в Управлении архива. По истечении календарного года все акты подшиваются в отдельное дело и заносятся в электронный каталог.

    В Управлении архива документы по личному составу хранятся 75 лет.

    Специалистами Управления архива ведется прием граждан по вопросам социально-правового характера (выдача архивных справок о стаже, заработной плате), организаций по вопросам хранения документов по личному составу ликвидированных, реорганизованных предприятий и других коммерческих структур, выдачи заверенных архивных копий и выписок из документов.

    Прием ведется 3 раза в неделю (понедельник, среда, пятница с 9.00 до 12.00).

    Поступившие в Управление архива письма граждан по вопросам социально-правового характера принимаются и регистрируются, заносятся в электронный каталог. В электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты: источник поступления и вид документа, его исходящий номер и дата, дата регистрации, фамилия автора, его адрес, район города или населенный пункт, тематика, краткое содержание, срок исполнения.

    В пределах календарного года повторные письма заявителя регистрируются за тем же номером, что и первоначальное письмо.

    Все письма после регистрации пересылаются в электронном виде в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства для оформления контрольных карточек.

    Письма, в которых содержатся вопросы, не находящиеся в компетенции Управления архива, копируются, 1-й экземпляр переадресовывается по назначению, 2-й в электронном виде поступает в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства.

    По письмам и обращениям граждан специалистами архивной службы составляются архивные справки социально-правового характера о трудовом стаже, начислении заработной платы на основании ведомостей начисления заработной платы, лицевых счетов, приказов по личному составу, которые находятся на хранении в Управлении архива.

    Срок исполнения заявлений граждан по вопросам социально-правового характера 1 месяц, если в резолюции не указан иной срок исполнения.

    Выдача справок, копий Управлением архива производится лично заявителю под роспись или через отделение почтовой связи (по желанию заявителя ответ может быть послан в электронном виде).

    Запрос социально-правового характера готовится на языке обратившегося и печатается на бланке установленного образца. В запросе необходимо сослаться на номер и дату исходящего письма, дать исчерпывающий ответ на поставленные вопросы.

    Запрос социально-правового характера считается положительным, если заявителю даны ответы на все поставленные вопросы.

    Законченные делопроизводством запросы социально-правового характера передаются в электронном виде в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства для формирования в «Дело» в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.


    3. Информационно-документационное обеспечение администрации города Казани

    3.1 Общая характеристика документооборота и системы управления документацией

    Термин «документооборот» на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на «комплексный подход к автоматизации документооборота». При этом разнообразие систем широчайшее: от систем складского учета до ПО контроля технологическими процессами.

    В данной работе термины «документооборот», «делопроизводство» и т.д. рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов государственной власти и местного самоуправления. Соответственно термины трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов в применении к работе органов власти.

    Согласно определению (ГОСТ Р 51141–98), документооборотом является «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления», то есть полный цикл жизни всего множества документов в организации до передачи их в архив или на уничтожение.

    Делопроизводство, или «документационное обеспечение управления», согласно этому же источнику, обозначает «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами». То есть делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов.

    Однако в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» функции делопроизводства уже не ограничиваются регулированием только официального документооборота. Это позволяет утверждать, что системам автоматизации делопроизводства должен быть подконтролен не только оборот зарегистрированных (официальных) документов, но и проектов документов.

    В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.

    В чем же особенности «российской модели» делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества:

    -  контроль за документом начиная с момента его поступления;

    -  централизация контрольных функций;

    -  единые нормы документооборота.

    В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после «рождения» – то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов – в случае если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, – ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.

    Максимальная централизация контроля за документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.

    Другой важной особенностью «российской модели» является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб – экспедиций, канцелярий, групп контроля – регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.

    В условиях существования в органах власти такого детального регламента документооборота внедрение без адаптации принципиально новой технологии того или иного зарубежного ПО нереально. Речь в этом случае может идти об автоматизации традиционного делопроизводства с использованием современных информационных технологий.

    Традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов и / или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа (текстом и даже изображением, звуком и видеофильмом). Таким образом создаются технологические условия для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления.

    С другой стороны, использование компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии.

    Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства.

    С документами – независимо от их содержания – необходимо выполнять некоторые общие операции: принимать и отправлять, регистрировать, передавать по назначению, контролировать ход их исполнения, давать справки по документам. В российских органах государственной власти и местного самоуправления традиционно сложились определенные правила организации этой работы.

    Типовой «цикл жизни» документа в органе власти – производственный цикл по работе с документами – представлен на рис. 1.

    Документ, поступивший извне, сначала должен быть зарегистрирован. Это означает, что ему присваивается уникальный регистрационный номер, который заносится в журнал или картотеку вместе с информацией о документе.

    После этого документ начинает движение по органу власти. Практически на любом этапе движения документ может быть за ненадобностью списан в дело, что соответствующим образом регистрирует делопроизводитель. После списания документ, если это предусмотрено инструкцией по делопроизводству, передается на архивное хранение либо уничтожается в соответствии с принятыми правилами архивного хранения.


    Рисунок 1 – Производственный цикл документооборота

    В начале движения документ попадает к должностным лицам, обычно руководителям, которые определяют, кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу – «выносят» резолюции. Эти резолюции детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям.

    Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6


    Приглашения

    09.12.2013 - 16.12.2013

    Международный конкурс хореографического искусства в рамках Международного фестиваля искусств «РОЖДЕСТВЕНСКАЯ АНДОРРА»

    09.12.2013 - 16.12.2013

    Международный конкурс хорового искусства в АНДОРРЕ «РОЖДЕСТВЕНСКАЯ АНДОРРА»




    Copyright © 2012 г.
    При использовании материалов - ссылка на сайт обязательна.