Дипломная работа: Органы местного самоуправления и информационно-документационное обеспечение
При оформлении дел:
– документы
постоянного хранения группируются в дела отдельно от документов временного
хранения;
– проверяется
правильность отнесения документа в конкретное дело, а также наличие на
документах номеров, подписей, виз, дат, справок об исполнении и т.д. Лишние
экземпляры, копии, черновики документов изымаются и уничтожаются;
– устанавливается
последовательность расположения документов внутри дела по тематике, хронологии,
корреспонденту, не допускается разобщенность документов в деле по одному и тому
же вопросу;
– на
обложке дела указываются: «Исполнительный комитет города Казани», название
управления, комитета, отдела, индекс дела, его заголовок, даты начала дела и
его окончания, количество листов. Если дело состоит из нескольких томов, то
всем томам дается общий заголовок и каждому присваивается порядковый номер.
Объем формируемого дела не должен превышать 250 листов. В подразделениях
Исполнительного комитета дела хранятся в шкафах. В каждом шкафу должен
находиться перечень хранящихся в нем дел, а на корешках обложек должны быть
указаны условные обозначения (индекс и порядковый номер) дел. (Приложение №2)
Законченные
делопроизводством дела постоянного и временного хранения по завершении
календарного года подлежат оформлению их для передачи в Управление
муниципального архива Исполнительного комитета (далее – Управление архива).
В Управлении
архива документы хранятся как в электронном виде, так и в бумажном варианте.
Выдача
документов из текущего архива по служебной необходимости производится по
заявлениям руководителей подразделений Исполнительного комитета. Заявления
сканируются и прикладываются к контрольной карточке в электронном виде.
Документы выдаются под роспись и подлежат возврату в установленные архивом
сроки. Изымать документы постоянного хранения из архивных дел запрещается.
Прием
документов в Управление архива от отдела документооборота, протокольного
отдела, Организационного управления, профкома, отдела бухгалтерского учета и
отчетности аппарата Исполнительного комитета производится по актам. Каждое дело
проверяется полистно, нумеруется постранично, переподшивается, если это
необходимо, делу присваивается номер постоянного хранения. В левом нижнем и
правом верхнем углу обложки каждого дела постоянного хранения дел с грифом «ОЦ»
(особо ценные) проставляется штамп с номерами фонда, описи и порядковым
номером. Опись составляется в 4-х экземплярах. Каждый экземпляр описи сшивается
в отдельное дело, 2 экземпляра сдаются в Главное архивное управление при
Кабинете Министров Республики Татарстан, 2 экземпляра постоянно хранятся в архиве
Исполнительного комитета.
Прием в Управление
архива документов для временного хранения (3 года, 5 лет) от отдела документооборота
производится по акту. Постановления и распоряжения вышестоящих организаций,
подшитые томами и пронумерованные, складываются по годам вместе с книгой
регистрации, хранятся постоянно и сканируются. (Приложение №3)
На основании Перечня отобраны к уничтожению как
не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение
документы фонда № ________ (название фонда).
№ |
Заголовок дела или групповой заголовок дел |
Дата дела или крайние даты дел |
Номера описей (номенклатур) за годы |
Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи |
Кол-во дел |
Сроки хранения и номера статей по Перечню |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого ___________________________ дел за
_____________ годы
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, проводившего экспертизу
ценности документов
подпись расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от _____________ № _________
Управление
архива принимает на хранение документы по личному составу от ликвидированных,
реорганизованных муниципальных предприятий, организаций и других коммерческих
структур. На каждое предприятие составляется опись документов по личному
составу. Опись составляется в 3-х экземплярах. Первый экземпляр отдается
ликвидируемому предприятию (лицу, ответственному за сдачу документов по личному
составу в архив), два экземпляра хранятся в Управлении архива. По истечении
календарного года все описи подшиваются в отдельное дело.
Документы по
личному составу принимаются в обработанном виде согласно Основным правилам
работы архивов организаций (Росархив, 2002).
После
принятия документов по личному составу от ликвидированных, реорганизованных
предприятий, организаций и др. коммерческих структур составляется акт
приема-передачи документов в электронном и бумажном варианте. Акт составляется
в 2-х экземплярах. Первый экземпляр отдается лицу, ответственному за сдачу
документов в архив, 2-й экземпляр остается в Управлении архива. По истечении
календарного года все акты подшиваются в отдельное дело и заносятся в электронный
каталог.
В Управлении
архива документы по личному составу хранятся 75 лет.
Специалистами
Управления архива ведется прием граждан по вопросам социально-правового
характера (выдача архивных справок о стаже, заработной плате), организаций по
вопросам хранения документов по личному составу ликвидированных,
реорганизованных предприятий и других коммерческих структур, выдачи заверенных
архивных копий и выписок из документов.
Прием ведется 3 раза в неделю (понедельник,
среда, пятница с 9.00 до 12.00).
Поступившие в Управление архива письма граждан по
вопросам социально-правового характера принимаются и регистрируются, заносятся
в электронный каталог. В электронную регистрационную карточку вводятся
следующие реквизиты: источник поступления и вид документа, его исходящий номер
и дата, дата регистрации, фамилия автора, его адрес, район города или
населенный пункт, тематика, краткое содержание, срок исполнения.
В пределах календарного года повторные письма
заявителя регистрируются за тем же номером, что и первоначальное письмо.
Все письма после регистрации пересылаются в
электронном виде в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства для
оформления контрольных карточек.
Письма, в которых содержатся вопросы, не
находящиеся в компетенции Управления архива, копируются, 1-й экземпляр
переадресовывается по назначению, 2-й в электронном виде поступает в отдел
писем и приема граждан Управления делопроизводства.
По письмам и обращениям граждан специалистами
архивной службы составляются архивные справки социально-правового характера о
трудовом стаже, начислении заработной платы на основании ведомостей начисления
заработной платы, лицевых счетов, приказов по личному составу, которые находятся
на хранении в Управлении архива.
Срок исполнения заявлений граждан по вопросам
социально-правового характера 1 месяц, если в резолюции не указан иной срок
исполнения.
Выдача справок, копий Управлением архива
производится лично заявителю под роспись или через отделение почтовой связи (по
желанию заявителя ответ может быть послан в электронном виде).
Запрос социально-правового характера готовится на
языке обратившегося и печатается на бланке установленного образца. В запросе
необходимо сослаться на номер и дату исходящего письма, дать исчерпывающий
ответ на поставленные вопросы.
Запрос социально-правового характера считается
положительным, если заявителю даны ответы на все поставленные вопросы.
Законченные делопроизводством запросы
социально-правового характера передаются в электронном виде в отдел писем и
приема граждан Управления делопроизводства для формирования в «Дело» в
соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
3. Информационно-документационное
обеспечение администрации города Казани
3.1 Общая
характеристика документооборота и системы управления документацией
Термин
«документооборот» на текущий момент употребляется чрезвычайно широко
и встречается в описании практически каждой информационной системы.
Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая
из них претендует на «комплексный подход к автоматизации
документооборота». При этом разнообразие систем широчайшее: от систем
складского учета до ПО контроля технологическими процессами.
В
данной работе термины «документооборот», «делопроизводство» и т.д.
рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов
государственной власти и местного самоуправления. Соответственно термины
трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных
актов в применении к работе органов власти.
Согласно
определению (ГОСТ Р 51141–98), документооборотом является «движение
документов в организации с момента их создания или получения
до завершения исполнения или отправления», то есть полный цикл жизни
всего множества документов в организации до передачи
их в архив или на уничтожение.
Делопроизводство,
или «документационное обеспечение управления», согласно этому же
источнику, обозначает «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование
и организацию работы с официальными документами». То есть
делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения
и контроля документооборота официальных документов.
Однако
в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти» функции делопроизводства уже не ограничиваются
регулированием только официального документооборота. Это позволяет утверждать,
что системам автоматизации делопроизводства должен быть подконтролен
не только оборот зарегистрированных (официальных) документов,
но и проектов документов.
В
России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы
с управленческими документами, так называемая государственная система
документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское
делопроизводство не имеет аналогов в других странах
ни по детальности проработки технологии работы с документами,
ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие
офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота,
то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно
уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.
В
чем же особенности «российской модели» делопроизводства? Можно выделить
три наиболее ярких преимущества:
-
контроль
за документом начиная с момента его поступления;
-
централизация
контрольных функций;
-
единые
нормы документооборота.
В
отличие от западных методов работы с документами, в российской
практике документ ставится на контроль в момент его поступления
в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле
зрения контроля сразу после «рождения» – то есть утверждения. При
этом отслеживается связь документов – в случае если один документ
появился в результате выполнения решения, принятого по другому
документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа,
поступившего в орган государственной власти и местного
самоуправления, – ведь ни один зарегистрированный документ уже
не может исчезнуть бесследно.
Максимальная
централизация контроля за документооборотом предполагает, что документ
должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, обрастая
резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается
к непосредственным исполнителям.
Другой
важной особенностью «российской модели» является наличие единых и детально
регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях
независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность
делопроизводственных служб – экспедиций, канцелярий, групп контроля –
регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов,
картотек и отчетных форм.
В
условиях существования в органах власти такого детального регламента
документооборота внедрение без адаптации принципиально новой технологии того
или иного зарубежного ПО нереально. Речь в этом случае может идти
об автоматизации традиционного делопроизводства с использованием современных
информационных технологий.
Традиционное
делопроизводство предполагает ведение множества журналов и / или
картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих
картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства.
В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную
систему возможность связи карточки с электронным образом собственно
документа (текстом и даже изображением, звуком и видеофильмом). Таким
образом создаются технологические условия для перехода к электронному
документообороту. Переход же к электронному документообороту,
в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов
с эффективными механизмами справочно-аналитической работы
на множестве документов в различных формах представления.
С
другой стороны, использование компьютерной сети создает условия для
децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при
сохранении централизованного контроля за документооборотом. Можно, например,
разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять
самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно
контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей
территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный
контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках
чисто бумажной технологии.
Российская
модель документооборота не просто вполне совместима с современными
подходами к процессам управления, но и существенно превосходит
западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели
утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций
делопроизводства.
С документами
– независимо от их содержания – необходимо выполнять некоторые общие операции:
принимать и отправлять, регистрировать, передавать по назначению,
контролировать ход их исполнения, давать справки по документам. В российских
органах государственной власти и местного самоуправления традиционно сложились
определенные правила организации этой работы.
Типовой «цикл
жизни» документа в органе власти – производственный цикл по работе с
документами – представлен на рис. 1.
Документ,
поступивший извне, сначала должен быть зарегистрирован. Это означает, что ему
присваивается уникальный регистрационный номер, который заносится в журнал или
картотеку вместе с информацией о документе.
После этого
документ начинает движение по органу власти. Практически на любом этапе
движения документ может быть за ненадобностью списан в дело, что
соответствующим образом регистрирует делопроизводитель. После списания
документ, если это предусмотрено инструкцией по делопроизводству, передается на
архивное хранение либо уничтожается в соответствии с принятыми правилами
архивного хранения.
Рисунок 1 – Производственный
цикл документооборота
В начале
движения документ попадает к должностным лицам, обычно руководителям, которые
определяют, кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу –
«выносят» резолюции. Эти резолюции детализируются до тех пор, пока документ не
попадает к исполнителям.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6
|