Дипломная работа: Органы местного самоуправления и информационно-документационное обеспечение
Исходящий
документ, подготовленный для отправления за подписью Руководителя
Исполнительного комитета, готовится в том же порядке и передается на подпись
через отдел документооборота. Исходящий документ после подписания его
Руководителем Исполнительного комитета регистрируется в отделе документооборота
и отправляется адресату.
Исходящим
номером документа является порядковый номер в пределах календарного года, датой
исходящего документа является дата его подписания.
Тексты
ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в
резолюции руководителя.
При
направлении исходящего документа в дополнение к ранее посланному указываются номер
и дата ранее отправленного документа.
Документ,
требующий пояснений, отправляется с сопроводительным письмом, подготовленным
исполнителем, на котором проставляются соответствующий исходящий номер
основного документа и дата.
Если
отправляемый документ имеет приложение, то в конце его текста делается запись:
«Приложение: на ____ л. в _____экз.» Если в документе много приложений, то
делается их сквозная нумерация.
В случае
подписания документа лицом, замещающим руководителя, в реквизите «подпись»
указываются точное название должности, например, «исполняющий обязанности –
первый заместитель», и далее фамилия лица, подписавшего документ.
Использование
в таких случаях предлога «за» или иного знака перед наименованием должности не
допускается.
Неправильно
оформленные документы возвращаются исполнителю.
Ответственность
за правильность оформления документа, его грамотное изложение лежит на
исполнителе.
Документы с
грифом «Подлежат возврату» копируются исполнителем и вместе с оригиналом
возвращаются в отдел документооборота.
При
подготовке ответов по поручениям, поступившим из Кабинета Министров Республики
Татарстан, исполнитель снимает копии с входящих документов и прикладывает их
для отправки в Кабинет Министров Республики Татарстан (требование Кабинета
Министров Республики Татарстан).
Внутренние документы оформляются на стандартных
листах бумаги формата А4 без использования гербовых бланков с указанием
должности подписавшего (заместители Руководителя Исполнительного комитета или руководитель
аппарата Исполнительного комитета) и расшифровкой подписи. Указание
руководителя структурного подразделения и исполнителя на 1-м экземпляре
внутреннего документа не допускается. Второй и третий экземпляры внутреннего
документа готовятся, так же как и исходящие документы.
Исходящая корреспонденция за подписью Мэра г. Казани
регистрируется в Казанской городской Думе и отправляется отделом документооборота.
Второй экземпляр исходящего документа архивируется в Казанской городской Думе.
Весь пакет документов с контрольными карточками и заверенной копией второго
экземпляра исходящего документа передается исполнителю для передачи в
Контрольное управление для снятия с контроля.
Законченные
делопроизводством документы из Контрольного управления возвращаются в отдел
документооборота для архивирования.
Документы,
включенные в перечень обязательного рассмотрения и направляемые в вышестоящие
органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются
руководителем муниципального органа или, по его поручению, руководителем
исполнительного органа, первым заместителем руководителя исполнительного
органа.
Документы,
направляемые подчиненным и другим организациям, подписываются руководителем
исполнительного органа, его заместителями, руководителем аппарата или
руководителями структурных подразделений в соответствии с их полномочиями.
После
подписания второй экземпляр исходящих документов за подписью Руководителя
Исполнительного комитета с печатью Управления делопроизводства, заместителей
Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата Исполнительного
комитета с контрольными карточками передается отделом документооборота в
Контрольное управление для снятия с контроля.
Второй
экземпляр исходящих документов за подписью Руководителя Исполнительного
комитета, заместителей Руководителя Исполнительного комитета или руководителя
аппарата Исполнительного комитета без контрольных карточек архивируется в
отделе документооборота согласно номенклатуре дел.
Третий
экземпляр отделом документооборота возвращается исполнителям через помощников
(референтов).
Комплекты
документов, законченных делопроизводством, хранятся в отделе документооборота 2
года, после чего документы сдаются в Управление муниципального архива.
Исходящая корреспонденция отправляется адресатам
централизованно отделом документооборота в день ее поступления от исполнителей.
Документы отправляются через почтовые отделения, фельдсвязь, курьеров, а также
через средства электронной и факсимильной связи с соблюдением всех требований к
оформлению исходящих документов.
Для
своевременного и срочного решения вопросов составляются телеграммы.
Текст
телеграммы должен быть написан буквами русского или латинского алфавита, адрес
телеграммы – на русском языке (буквами русского алфавита) согласно ГОСТ Р 6.30–2003.
При
адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки,
составленный и подписанный исполнителем.
Подпись в
телеграмме оформляется отдельной строкой. В телеграмме должны быть указаны
должность и фамилия автора. Подлинник телеграммы должен быть заверен личной
подписью автора и оттиском гербовой печати Исполнительного комитета.
При
оформлении международных телеграмм адрес и текст печатаются латинскими буквами.
При составлении телеграмм на русском языке необходимо использовать
транслитерацию (написание слов латинскими буквами). Международная телеграмма
должна быть подписана автором и иметь оттиск гербовой печати. Также должны быть
указаны должность и личная подпись отправителя.
Международная
телеграмма отправляется при наличии перевода, подписанного отправителем.
Гербовые и
другие печати и штампы используются для удостоверения подлинности подписи на
документах или соответствия копий документа подлинникам.
Оттиск печати
проставляется на документах в определенных местах, при этом оттиск должен
захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его
личной подписи.
Штампы
используются для проставления отметок о получении и регистрации документов.
2.4 Формирование дел, организация оперативного
хранения, порядок передачи документов на хранение в архив
С момента
заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители
структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны
обеспечивать сохранность документов и дел.
Основными
видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в
делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
Номенклатура
дел – систематизированный (упорядоченный по логическому и функциональному принципу)
перечень заголовков дел, заводимых в органах исполнительной власти с указанием
сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура
дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования
дел, обеспечения поиска документов и учета дел.
Номенклатура
дел – это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам
(делам) для оперативного их поиска.
При составлении номенклатуры дел следует
руководствоваться:
– положением об органе исполнительной власти
и его структурных подразделениях;
– штатным расписанием;
– планами и отчетами о работе;
– перечнями документов с указанием сроков их
хранения;
– номенклатурами дел за предшествующие годы
(изучаются вид документа, их состав и содержание).
Вновь
созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать
номенклатуру дел подразделения и представить ее в архивную службу на
согласование по следующей форме:
Исполнительный комитет муниципального
образования города Казани
_________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Номенклатура дел
На ___ год
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во дел |
Срок хранения дела и № статей по перечню |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
Наименование должности руководителя
структурного подразделения подпись расшифровка
подписи
Согласовано
Наименование должности
руководителя архивной службы подпись расшифровка
подписи
Дата
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в ____ году в структурном подразделении
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
переходящих |
с отметкой «ЭПК» |
1 |
2 |
3 |
4 |
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО
|
|
|
|
Наименование должности ответственного
за делопроизводство подпись
расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архивную службу
Наименование должности
передавшего сведения подпись расшифровка
подписи
Дата
В номенклатуру дел не включаются периодические
издания.
Графы
номенклатур составляются следующим образом.
Графа
1 – индексы
каждого дела (проставляются арабскими цифрами). Например: 12–01, 12–02, где 12
– обозначение структурного подразделения, 01, 02 – порядковый номер заголовка
дела по номенклатуре.
Графа
2 – заголовок дела. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов дела.
Не
допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные
материалы», «общая переписка» и т.д.).
Заголовок
дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:
– название
вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы,
приказы и т.д.);
– название
органа государственной власти или структурного подразделения (автор документа);
– название
организации, которой будет адресован или от которой будет получен документ
(адресат или корреспондент документа);
– краткое
содержание документа – дела;
– название
территории, с которой связано содержание документа – дела;
– дата
(период), к которой относится документ – дело.
В
заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных с
последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы»,
а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов,
которые должны быть сгруппированы в деле. Например:
«Документы о
проведении ______________
(планы,
списки, доклады и т.д.)».
В
заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она
ведется.
В
заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние
не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
«Переписка с архивными учреждениями о
комплектовании
Архивного
фонда Республики Татарстана научной документацией».
В
заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние
не перечисляются. Например:
«Переписка об организации семинаров и совещаний
по вопросам документирования управленческой деятельности».
При
обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается
следующее: если содержание дела касается нескольких однородных
административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их
конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:
«Переписка с главами администраций районов о
__________________».
В
заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается
период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например:
«Годовые отчеты ________ отдела о
___________________________».
Порядок
расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры
определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих
организационно-распорядительную документацию.
Графа 3 номенклатуры заполняется по окончании
календарного года.
В
графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню. Временные
сроки хранения применяются всеми организациями.
Для
определения сроков хранения документов необходимо найти соответствующую статью
в Перечне типовых управленческих документов образующихся в деятельности
организаций с указанием сроков хранения (далее – Перечень), провести полистный
просмотр дел. Отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в
описях или на обложках дел не допускается.
Отметка
«ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что
часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в
установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные
архивы или храниться в организации.
Исчисление
срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом
окончания их делопроизводства. Например, исчисление срока хранения дел,
законченных делопроизводством в 2005 году, начинается с 1 января 2006 года.
Отметка
«до минования надобности» означает, что документация имеет лишь практическое
значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть
менее 1-го года.
Снижение
сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Увеличение сроков
хранения может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими
особенностями работы организации.
Примечания,
используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов.
Примечание «На государственное, муниципальное хранение не передаются. Хранятся
в организациях» уточняет место хранения документов, имеющих длительный справочный
характер.
Примечание «При условии завершения проверки
(ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных
дел – сохраняются до вынесения окончательного решения» конкретизирует сроки
хранения бухгалтерской документации.
Примечания
«После истечения срока действия договора», «После замены новыми» указывают, что
исчисление срока, указанного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного
момента.
Сводная
номенклатура дел Исполнительного комитета согласовывается один раз в 5 лет с
Центральным государственным архивом Республики Татарстан (ЦГА РТ), ежегодно
утверждается руководителем аппарата Исполнительного комитета.
В структурных
подразделениях Исполнительного комитета документы формируются в дела в соответствии
с утвержденной номенклатурой.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6
|