Организация учета и аудита производственных запасов на АО "Уральскоблгаз"

При проверки соответствии фактического наличия ТМЗ учетным данным необходимо, во-первых, обратиться к данным годовой инвентаризации, во-вторых, выбрать группы ТМЗ по которым следует провести  сплошную  проверку в местах хранения (например, наиболее дорогостоящие или дефицитные), и группы для выборочной проверки.

Важно обратить внимание на соблюдение порядка хранения товарно-материальных запасов на складах, на соответствии мест хранения условиям сохранности отдельных  видов ТМЗ.

Поскольку отдельные виды ТМЗ имеют свои особенности как в натуральной форме, так и в осуществлении их учета.

3.7. Порядок проведения аудита

Чрезвычайно велико значения аудиторской проверки ТМЗ.

Проверку наличия и сохранности ТМЗ аудитор следует начать с обследования складского хозяйства  и проведение их инвентаризации.

При обследовании складского хозяйства необходимо обратить внимание на состояние и правильное использование складских помещений и измерительных приборов; эффективность работы контрольно-пропускного пункта; наличие пожарной и охранной сигнализации; соблюдение установленных правил приемки, отпуска и хранение ТМЗ; подбор и расстановку материально ответственных лиц, заключение с ними договоров о полной материальной ответственности, наличие залежных, некомплектных и испорченных материалов; правильность оформления приходных и расходных документов.

Важным условием обеспечения сохранности материальных ценностей является правильно организованная охрана. Контроль ее состояния начинается с внезапной проверки внутреннего контроля за ввозам и вывозам ТМЗ на предприятии, чтобы избежать фальсификации документов, вывоза ТМЗ дважды по одним пропускам, вывоза по устным разрешениям и запискам и т.д.

Обследовав складское хозяйство, аудитор должен произвести инвентаризацию.

Аудитор должен уточнить наличие заключенных письменных договоров с кладовщиками о полной индивидуальной материальной ответственности, состояния контроля за деятельностью их, наличие номенклатуры соблюдение режима работы складов. Основное внимание его должно быть уделено проверке соблюдения правил хранения ТМЗ на складах и состоянию ведения складского учета.

Перед началом  инвентаризации аудитор договаривается с руководителем о создании  инвентаризационной комиссии. Руководитель издает соответствующее распоряжение (приказ) и вручает его текст членам инвентаризационной комиссии, а председателю комиссии передает контрольный пломбир.

В состав инвентаризационной комиссии помимо материально-ответственных лиц, обычно включается представители руководства предприятия, а также  соответствующие специалисты и работники бухгалтерии. Присутствие, при проведении инвентаризации материально-ответственное лицо  обязательно.

Результаты  инвентаризации  фиксируется  в инвентаризационных описях, составляемых аудитором. Опись применяется для отражения данных фактического наличия   товарно-материальных запасов и составляется в одном экземпляре на основе пересчета, взвешивания, перемеривание запасов отдельно по каждому местонахождению и материально – ответственному   лицу или группе лиц, на которых находятся ТМЗ.

До начала инвентаризации материально-ответственные лица должны предоставить расписку о том, что все первичные документы оформлены, а все поступившие и выбывшие ТМЗ также оформлены.

ТМЗ заносятся в инвентаризационную опись по каждому отдельному наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, сорта и количества.

На выявленные в результате инвентаризации негодные или испорченные материалы составляются соответствующие акты.

При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия  должна включить их  в инвентаризационную опись.

Инвентаризация  ТМЗ должна производится в порядке расположения ТМЗ в данном помещении. Не следует допускать беспорядочного перехода от одного вида ТМЗ к другому.

Председатель инвентаризационной комиссии  или по его  поручению, члены комиссии в присутствии  заведующего  складом и других материально-ответственных лиц проверяют фактическое наличие ТМЗ лично, ни в коме случае не  допускаются вносить в описи данные об остатках  ТМЗ со слов материально-ответственного лица или по данным учета.

На последней странице описи перед подписью председателя комиссии даны две свободные строки для записи последних номеров документов в случае движения товарно-материальных запасов в ходе инвентаризации.

ТМЗ, поступившие на время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти ТМЗ заносятся в отдельную опись с наименованием «ТМЗ, поступившие во время инвентаризации», с указанием кода, от кого поступили ТМЗ, дата и номер приходного документа, наименование, количество и сумма. На приходном документе за  подписью председателя делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которые записаны эти ТМЗ.

При длительном проведении инвентаризации только с разрешения (письменного) руководителя и главного бухгалтера, товарно-материальные запасы могут отпускаться в процессе инвентаризации материально-ответственными лицами в присутствии членов комиссии. Эти ТМЗ заносятся в отдельную инвентаризационную опись «Товарно-материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации» оформляется эта опись аналогично описи по поступившим ТМЗ.

ТМЗ принадлежащие другим предприятиям и находящиеся на ответственном хранении, инвентаризируются одновременно с собственными ТМЗ, на них составляется  «Инвентаризационная опись ТМЗ, принятых (сданных) на ответственное хранение», с ссылкой на соответствующие подтверждающие документы.

Тара  заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.). Перед проверкой тара должна быть подобрана по видам: из древесины,  из металла, аз картона, из пластмассы, из ткани, из нетканых материалов.

Для определения результатов инвентаризации, инвентаризационная опись сдается в бухгалтерию, на основании которой составляется «Сличительные ведомости результатов инвентаризации ТМЗ». В них вносят только те ТМЗ, по которым выявлены расхождения. В ведомостях указывается наименование ТМЗ: и их характеристика, результаты инвентаризации (излишек, недостача), отрегулирование за счет уточнения в учете (излишков, недостачи), пересортицы, оприходование излишков, списания недостачи. Описи подписывает бухгалтер; материально-ответственное лицо своей подписью подтверждает согласие с результатами инвентаризации.

Недостачу ТМЗ списывает в пределах норм естественной убыли на издержки производства, сверх норм на виновное лицо, если таковое имеется, если же  нет, то на общеадминистративные расходы.

При этом НДС ранее отнесенный в зачет подлежит исключению из зачета.

По завершению аудиторской проверки аудитор составляет  «Аудиторское заключение», в котором отражает все этапы проведения аудита с указанием замечаний и внесением поправок, как в хозяйственной деятельности предприятия, так и в бухгалтерском учете.

Также аудитор составляет «Акт аудиторской проверки финансово хозяйственной деятельности» и  «Аудиторский отчет».

3.8  Проверка законности движения и аудиторское заключение товарно-материальных запасов

Важным направлением работы аудитора является анализ ТМЗ, определение обеспеченности предприятия предметами труда для осуществления его бесперебойной деятельности.

Проводя аудит ТМЗ, следует  иметь в виду, что первичные документы по приходу и расходу ТМЗ играет важную роль в организации  материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием ТМЗ.

Первичные документы по движению ТМЗ должны тщательно оформляться.

Поступающие на предприятие ТМЗ оформляются бухгалтерскими документами в следующем порядке. Вместе с отгрузкой ТМЗ поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы: платежное требование (2 экземпляра), товарно-транспортные накладные, квитанцию к железнодорожной накладной и другие. Все эти документы поступают в бухгалтерию и проверяются на правильность оформления и затем передаются снабжению.

В отдел снабжения производится проверка соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества ТМЗ договорным условиям. Если все данные соответствуют отдел снабжения осуществляет контроль за поступающим грузом, а также  при необходимости их розыск.

Проверенные платежные требования из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных  организаций – ответственному для получения и доставки ТМЗ.

Принимаются ТМЗ на станции по количеству  мест и массе. В случае обнаружения недостачи или повреждений, составляется коммерческий акт, который  служит основанием для предъявления претензий поставщику или транспортной организации.

Принятые ТМЗ доставляются на склад предприятия и сдаются заведующему  складом и оформляются приходной накладной.

В случае, когда количество и качество прибывших ТМЗ на склад не соответствует данным счета поставщика, приемку ТМЗ производит комиссия и оформляется акт о приемке ТМЗ, который служит основанием для предоставления претензий поставщику. В состав комиссии приглашают представителя поставщика.

Акт также составляет при приемке ТМЗ, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

Поступление ТМЗ собственного изготовления , отходов производства, материалов, оставшихся от ликвидации основных средств, и тому подобное оформляют однострочными или многострочными накладными на внутреннее перемещение ТМЗ, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах (один остается в цехе, а второй  сдается на склад).

Подотчетные лица приобретают  материалы у предприятий торговли, и других предприятий и кооперативов, на рынке или у населения за наличный расчет. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных ТМЗ, является товарный счет, чек контрольно-кассового аппарата или акт закупа, составляемый подотчетным лицом с указанием даты, места покупки, наименования и количества ТМЗ, и цены, а также реквизитов продавца (РНН, фамилия, имя, отчество, номер удостоверения и паспорта).

Хорошо зная принятый  порядок оформления бухгалтерскими документами поступающих бухгалтерскими документами поступающих на предприятие ТМЗ, аудитор должен проверить полноту их оприходования и правильность при этом бухгалтерских записей.

Обычно контроль за оприходованием ценностей осуществляется путем анализа расчетных документов, поступающих от поставщиков.

Одновременно по этим же документам аудитору следует проконтролировать  правильность записей на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций по оприходованию ТМЗ.

Наиболее тщательно аудитор должен проверить полноту и своевременность оприходования ТМЗ.

При доставке ТМЗ от местных поставщиков аудитор проверяет правильность оформления их приемки по товарно-транспортным накладным, а  в случае получения ТМЗ на складе поставщика по доверенности контролирует также правильность ведения журнала выдачи доверенностей и своевременность их оприходования.

Проверяя акты и другие документы на покупку у физических лиц ТМЗ по рыночным ценам, оплаченных наличными деньгами из кассы или из подотчетных сумм. Аудитор устанавливает  достоверность этих операций и правильность оформления актов.

Существенную роль играет контроль за достоверным отражением в бухгалтерском учете стоимости материалов, находящихся в пути, то есть грузов, оплаченных, но еще не пребывших к концу отчетного года.

Значительное место в аудиторской проверке ТМЗ занимает контроль  обоснованности операций по отпуску ТМЗ со складов предприятия на изготовление готовой продукции, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации ТМЗ.

Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение  и отпуск со склада ТМЗ, а также выдавать разрешение на вывоз с предприятия ТМЗ.

Порядок документального оформления отпуска ТМЗ зависит, прежде всего, от организации производства, направления расхода и периодичности отпуска ТМЗ.

Расход ТМЗ, отпускаемых в производство и на другие нужды. Ежедневно оформляют лимитно-заборными картами.  Отпуск ТМЗ со  складов производства в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск осуществляют при оформлении выписки отдельного требования.

Если ТМЗ со склада отпускаются редко, то отпуск оформляют однострочными или многострочными требованиями (2 экземпляра).

Для учета ТМЗ внутри предприятия применяют однострочные и многострочные накладные на внутреннее перемещение ТМЗ (2 экземпляра).

Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйством своего предприятия, расположенного за пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на   сторону в двух экземплярах на основании договоров и приравненных к ним документов.

При перевозке ТМЗ автотранспортом выписывают товарно-транспортную накладную.

При проверке правильности списания ТМЗ основными информационными источниками служат лимитно-заборные карты, накладные, требования и другие оправдательные документы на отпуск материалов, ведомости учета движения материалов, карточки складского учета, оборотные и сальдовые ведомости и другие учетные регистры.

Далее аудитору следует тщательно проверить правильность бухгалтерских записей по отпуску ТМЗ со складов на различные цели.

Особое внимание следует  обратить на реализацию готовой продукции.

Предприятие реализуют продукцию в соответствии с заключенными договорами. На их основании в отделе сбыта выписываются приказы-накладные на отпуск или отгрузку продукции покупателю, которые после отпуска (отгрузки) передают в бухгалтерию для выписки платежно-расчетных документов.

Аудитор должен проверить правильность оформления вышеперечисленных документов по реализации готовой продукции и осуществить контроль за правильностью отражения  операций по реализации в бухгалтерском учете.

Аудитор должен проверить  правильность оценки ТМЗ, то есть какой способ оценки применяется на предприятии (ФИФО, ЛИФО, средневзвешенная  стоимость, специфическая) и правильно ли этот метод применяется.

Аудитору, прежде всего, необходимо сопоставить данные, приведенные в балансе  с данными главной книги, которые должны сходиться.

Важным направлением работы аудитора является анализ ТМЗ, определение обеспеченности предприятия предметами труда для осуществления его бесперебойной деятельности.

Проводя аудит ТМЗ, следует  иметь в виду, что первичные документы по приходу и расходу ТМЗ играет важную роль в организации  материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием ТМЗ.

В процессе аудиторской проверки ТМЗ решаются следующие  задачи:

1.                 Проверка правильности отражения в балансе;

2.                 Проверка наличия и сохранности ТМЗ;

3.                 Проверка складского учета и обеспеченности предприятия ТМЗ на последнюю отчетную дату.

4.                 Проверка правильности оформления первичных документов по движению ТМЗ;

5.                 Проверка полноты и своевременности оприходование поступивших ТМЗ и правильности произведенных при этом бухгалтерских записей.

6.                 Проверка обоснованности операций по отпуску ТМЗ на изготовление готовой продукции и правильности их отражения на счетах бухгалтерского учета.

7.                 Определение метода оценки ТМЗ

8.                 Проверка правильности документального оформления и осуществления бухгалтерских записей по операциям, связанных с передачей на переработку  и реализацией ТМЗ сторонним  организациям.

9.                 Проверка своевременности и правильности проведения инвентаризации ТМЗ.

10.            Изучение актов, решений администрации и других документов на списание недостач ТМЗ сверх установленных норм естественной убыли, вследствие их порчи и уценки из-за снижения цен.

Была произведена инвентаризация по материалам на складе оп состоянию на 1.11.05г, составлена инвентаризационная ведомость, по программе «1С: Бухгалтерия» по которому выявлено, что нарушений нет, соответствие переходящих остатков, наличие накладных, штампа, подписи МОЛ, отсутствие  подчисток, помарок. Все в порядке.

Из этого следует, что аудит на предприятии проводится в соответствии с положениями (стандартами) аудита. Это положение обязывает нас планировать и проводить аудит таким образом, что бы получить разумную уверенность отсутствия в финансовой отчетности существенных искажений.

По моему мнению, инвентаризационная опись представляет объективную картину о ТМЗ  АО «Уральскоблгаз» на 1.11.05г, о движении  материалов на указанную дату в соответствии со стандартами бухгалтерского учета, утвержденными в Республики Казахстан

Выводы и предложения

Товарно-материальные запасы имеют большое значение в процессе деятельности хозяйствующего объекта, можно сказать, что они являются его основой.

Большинство организаций поддерживают постоянные и приобретенные запасы. Уровень запаса может быть различным. Он зависит от характера и вида производства. Те, которые работают на конкретного потребителя, поддерживают низкий уровень запасов; они обеспечивают доставку товаров потребителям по мере готовности. Если товар является быстропортящимся, то организации будут стремиться уменьшить свои запасы. Организации с большим производственным циклом могут инвестировать  большие суммы в незавершенное производство. Поддержание того или иного уровня запасов может быть делом дорогостоящим, так как включает стоимость хранения запасов, страховку, возможность кражи, и распада организации, так же финансовые расходы по замораживанию средств. С другой стороны, дорогостоящим может быть также и отсутствие запасов, а, следовательно, неспособность удовлетворить клиентов немедленно.

В то же  время увеличение суммы запасов товарно-материальных ценностей часто указывает на замедление реализации, резкий рост запасов может свидетельствовать о том, что организация столкнулась с серьезными трудностями: деньги были затрачены на приобретение материалов, товаров, но продажа не состоялась.

Следовательно, движение товарно-материальных запасов,  как актива является достаточно определяющим в оценке результатов  деятельности организации.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7