Денежные средств и их роль в организации расчетов между субъектами хозяйствования
Проверка на предприятии начинается, как правило, с
инвентаризации кассы, которая должна проводиться внезапно, т.е. немедленно
после прибытия ревизора на предприятие. И это естественно, так как
инвентаризация является основным приемом фактического контроля при проверке
кассовых операций, позволяет наглядно оценить соблюдение кассиром
законодательства и насколько ответственно он подходит к своим обязанностям.
При временном отсутствии кассира помещение кассы
опечатывается, и инвентаризация ее проводится по прибытии кассира. Если кассир
отсутствует длительное время, на предприятии создается комиссия, проводится
инвентаризация кассовой наличности и передача кассы другому материально
ответственному лицу.
Инвентаризация кассы проводится в присутствии главного бухгалтера
и кассира. Если на предприятии выплату заработной платы кроме кассира,
производят другие должностные лица, за которыми на начало проверки числятся остатки
наличных денег, необходимо в день инвентаризации кассы потребовать от них
отчета за полученные суммы.
Кассовые операции на время инвентаризации кассы прекращаются
и лишь в исключительных случаях с разрешения и в присутствии ревизора могут
быть выполнены. До начала инвентаризации кассы проверяющий должен выяснить: не
хранятся ли в кассе деньги, принадлежащие другим организациям.
До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей
в кассе кассир должен составить кассовый отчет.
В отчет включаются все приходные и расходные документы,
имеющиеся в кассе. Все частные расписки и другие документы, не предусмотренные
правилами ведения кассовых операций, во внимание не принимаются и в отчет
кассира не включаются.
В период выплаты заработной платы в кассе могут быть частично
оплаченные платежные ведомости.
Если срок оплаты платежных ведомостей истек, они закрываются
и включаются в отчет кассира.
Если срок оплаты не истек, поступают по одному из следующих
вариантов:
·
если
сумма выплаты значительная, ведомость закрывают и проводят по последнему
кассовому отчету;
·
если по ведомости
только начата выплата, на ней делают отметку о фактически произведенной выплате
до начала инвентаризации, которую заверяют своими подписями ревизор, кассир и
главный бухгалтер. При этом ревизор и кассир подсчитывают выданные по платежным
ведомостям суммы и указывают их в акте;
·
выплаченные
по платежным ведомостям суммы засчитывают в остаток наличных денег в кассе. Это
делается для того, чтобы не закрывать досрочно ведомости и не возлагать на
бухгалтеров трудоемкую работу по составлению реестра депонированной заработной
платы. Для этого указанные суммы (суммы, по которым есть расписка в получении)
подсчитываются по каждой ведомости вначале ревизором, и против каждой
выплаченной суммы делается пометка «учтено или выдано до инвентаризации». В
конце ведомости делается пометка «до инвентаризации по настоящей ведомости
выплачено», и указывается сумма. Вторым такие ведомости считает кассир. В акте
инвентаризации кассы эта сумма указывается отдельно по каждой ведомости.
До инвентаризации кассовой наличности кассиру предлагается
подписать расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные
документы на денежные средства включены в отчет и сданы в бухгалтерию, все
денежные средства, поступившие в кассу, оприходованы, а выбывшие списаны в
расход.
Это необходимо для предотвращения заявлений кассира после
проверки кассы о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый
отчет.
Ревизор должен тщательно проверить правильность кассового
отчета и выведения остатка наличных денег в кассе на момент инвентаризации. Остаток
денег проверяется с учетом остатка по балансу на первое число месяца. При
проверке кассового отчета и приложенных к нему приходных и расходных документов
ревизор должен сопоставить номера последних приходных и расходных кассовых
ордеров, приложенных к отчету, с записями в журналах регистрации, чтобы
убедиться в полноте учета последних кассовых операций.
Если будут обнаружены расхождения в сумме или нумерации
ордеров, необходимо выяснить причины. После проверки кассового отчета ревизор
визирует отчет и все приложенные к нему приходные и расходные кассовые
документы с указанием: «До инвентаризации … (дата)». Это необходимо для того,
чтоб не допустить в дальнейшем никаких исправлений в кассовом отчете.
Проверенный и завизированный ревизором отчет передается в бухгалтерию для
выведения сальдо по счету «Касса» на момент инвентаризации кассовой наличности.
После этого проводится проверка наличия денежных средств и других ценностей в
кассе. Для этого кассир предъявляет имеющиеся в кассе деньги, денежные документы
и другие ценности. Деньги и другие ценности пересчитывает кассир в присутствии
проверяющего и главного бухгалтера или другого члена комиссии. Денежные
средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности. При наличии
значительно количества купюр необходимо составить опись, в которой указываются
достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами
инвентаризационной комиссии.
По чековой книжке на получение наличных денег сопоставляется
номер последнего корешка чека с номером в отчете кассира.
Фактический остаток денежных документов и бланков строгой
отчетности, установленный при инвентаризации, сопоставляется с остатками по
данным бухгалтерского учета по счету 50/3 «Денежные документы» и забалансовым
счетом 006 «Бланки строгой отчетности».
После проверки денег и других ценностей, хранящихся в кассе,
составляется акт инвентаризации кассы (ПРИЛОЖЕНИЕ). Кассир должен дать расписку
в том, что все указанные в акте суммы денежных средств, документы и другие
ценности приняты им на ответственное хранение. По всем установленным фактам
отклонений фактического наличия денег в кассе от данных бухгалтерского учета
кассир представляет инвентаризационной комиссии письменное объяснение.
На сумму недостачи денег в кассе составляется расходный кассовый
ордер, устанавливается причина недостачи, и при установлении вины кассира
недостача относится на его счет.
В этом случае составляются следующие бухгалтерские записи:
Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К «50 «Касса»
Д 73/3 «Расчеты с персоналом по возмещению материального
ущерба» К94
Выявленные в кассе излишки денежных средств подлежат
оприходованию с отнесением их на финансовые результаты деятельности
предприятия. Это отражается в бухгалтерском учете составлением приходного
кассового ордера и записью
Д 50 «Касса» К 92/2 «Внереализационные доходы».
Одновременно устанавливается причина излишков и недостач денег в кассе. Таким
образом, инвентаризация является одним из способов контроля за сохранностью
денежных средств в кассе, способствуя своевременному выявлению злоупотреблений,
а, следовательно, и более эффективной работе субъекта хозяйствования.
Проверка соблюдения условий,
обеспечивающих сохранность денежных средств
При проведении
инвентаризации особое внимание уделяется вопросам обеспечения
сохранности денежных средств.
Руководителям субъектов
хозяйствования рекомендуется
обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений о лицах, принимаемых на работу кассира, имея в
виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств
охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке
денежных средств не допускаются лица:
·
ранее привлекавшиеся к уголовной
ответственности за умышленные преступления, судимость у которых
не погашена или не снята в установленном порядке;
·
страдающие хроническими психическими
заболеваниями;
·
систематически нарушающие общественный
порядок;
·
злоупотребляющие спиртными напитками либо
употребляющие наркотические вещества без назначения
врача.
Кассир несет полную
материальную ответственность за сохранность всех принятых
им ценностей и за всякий ущерб, причиненный предприятию
как в результате умышленных действий, так и в результате
небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Поэтому после
издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу
руководитель предприятия обязан ознакомить кассира с Правилами ведения
кассовых операций и заключить договор о его полной
индивидуальной материальной ответственности.
Договор хранится у
инспектора по кадрам в личном деле кассира.
В ходе проверки особое
внимание уделяется контролю за обеспечением сохранности
денег при доставке их из банка на предприятие.
Руководитель субъекта
хозяйствования, физическое лицо, осуществляющее
предпринимательскую деятельность без образования юридического
лица с применением наемного труда, должен предоставить
кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей
из учреждений банков или сдаче в них и, в случае необходимости, — транспортное
средство.
При транспортировке денежных
средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства
запрещается:
·
разглашать маршрут движения и размер суммы
доставляемых денежных средств и ценностей;
·
допускать в салон транспортного средства лиц,
не назначенных руководителем предприятия для их доставки;
·
следовать пешком, попутным или общественным
транспортом;
·
посещать магазины, рынки и другие места;
·
выполнять какие-либо поручения и любым иным
образом отвлекаться от доставки денег и ценностей по
назначению.
Ревизор должен проверить обеспечивается ли
сохранность денежных средств и других
ценностей, находящихся в кассе предприятия, для чего проверяется, отвечает ли
касса следующим требованиям.
·
Изолировано ли помещение кассы от других
служебных и подсобных помещений.
·
Располагается ли она на промежуточных этажах
многоэтажных зданий. В двухэтажных домах кассы размещаются на верхних этажах. В
одноэтажных зданиях окна касс оборудуются внутренними ставнями, металлическими тон деревянными, обитыми с двух сторон
листовым металлом.
·
Имеются ли капитальные стены, прочные
перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки.
·
Закрывается ли помещение кассы на две двери:
а) внешнюю, открывающуюся наружу, дощатую,
однопольную, имеющую изнутри металлическую
цепочку, смотровой глазок, запирающуюся
на два внутренних врезных замка;
б) внутреннюю, открывающуюся вовнутрь, изготовленную
в виде стальной решетки и
закрывающуюся на навесной замок в сторону внутреннего расположения кассы, а также металлический засов.
·
Оборудована ли касса специальным окошком для
проведения операций с работниками хозоргана или
клиентами, закрывающимся изнутри на деревянную дверцу, обитую с двух сторон
листовым металлом.
·
Укреплена ли касса металлическими решетками
на оконных проемах между рамами либо с внутренней
стороны помещения, в теплопроводах, дымоходах,
вентиляционных каналах, тонкостенных перегородках и других
местах кассы, доступных для проникновения в нее
с внешней стороны.
·
Имеется ли сейф (металлический шкаф) для
хранения денег и ценностей, в обязательном порядке, прочно
прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены
стальными ершами.
·
Имеется ли исправный огнетушитель.
Кассы должны оборудоваться
охранно-пожарной сигнализацией, которая выводится на пульт
ведомственной охраны.
Ревизору необходимо
проверить, как соблюдаются правила ведения кассовой книги.
Каждый субъект
хозяйствования, физическое лицо, осуществляющее
предпринимательскую деятельность без образования юридического
лица с применением наемного труда, ведет только одну кассовую книгу, которая
должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана
сургучной или мастичной печатью.
Количество листов в кассовой
книге заверяется подписями руководителя и главного
бухгалтера субъекта хозяйствования, физического
лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без
образования юридического лица с применением наемного труда.
Записи в кассовой книге
ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу
шариковой ручкой или чернилами.
Вторые экземпляры листов
должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые
экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и
вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются.
Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного
бухгалтера субъекта хозяйствования или лица, его заменяющего, кассира и
физического лица, осуществляющего предпринимательскую
деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда.
Записи в кассовую книгу
производятся кассиром сразу же после получения или выдачи
денег отдельно по каждому ордеру или другому
заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает
итоги операций за день, выводит остаток денег по
кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в
кассовой книге.
У субъектов хозяйствования с
согласия кассира кассовая книга может вестись
автоматизированным способом при условии обеспечения
полной сохранности кассовых документов и обеспечения защиты
программных средств, выполняющих функции обработки кассовых
документов, от несанкционированного доступа. При этом ее листы
формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги за год. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
В машинограмме
"Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц должно
автоматически печататься общее количество листов
кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный
год — общее количество листов кассовой книги за год.
Кассир после получения
машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и
"Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных
документов, подписать их и передать отчет кассира вместе
с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию
под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности
и удобства использования машинограммы "Вкладной
лист кассовой книги" в течение года хранятся
кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера субъекта хозяйствования, и книга опечатывается.
Помещение кассы должно быть
изолировано, а двери в кассу во время совершения операций —
заперты с внутренней стороны. доступ в помещение кассы лицам, не имеющим
отношения к ее работе, воспрещается.
Все наличные деньги и ценные
бумаги субъектов хозяйствования хранятся, как
правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях — в комбинированных
и обычных металлических сейфах, которые по окончании
работы закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью кассира.
Ключи от металлических сейфов и печати хранятся у
кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать
посторонним лицам либо изготавливать неучтенные
дубликаты.
Учтенные дубликаты ключей в
опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у
руководителей субъектов хозяйствования. Не реже одного раза в
квартал проводится их проверка. При обнаружении утраты
ключа руководитель субъекта хозяйствования сообщает
о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.
Хранение в кассе наличных
денег и других ценностей, не принадлежащих
данному субъекту хозяйствования, запрещается.
2.3. Проверка
соблюдения Правил наличного денежного обращения в Республике Беларусь в
белорусских рублях и иностранной валюте
Проведение ревизии кассы
субъекта хозяйствования требует от ревизора четкого знания нормативно-законодательных
актов, регулирующих соблюдение кассовой дисциплины. Одним из важнейших таких
актов является Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь
от 31.10.2002 N 213 (ред. от 14.07.2005) "Об утверждении правил
организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь " (с изм.
и доп., вступившими в силу с 01.01.2006).
Этот документ предписывает
всем субъектам хозяйствования соблюдать следующие правила, которые должен
проконтролировать ревизор при проведении проверки:
ü
Имеется ли оформленная в соответствии с
законодательством заявка на установление порядка и сроков сдачи наличных
денег предприятием в банк, размеров расходования выручки предприятиям, а также
лимита остатка кассы.
Ежедневно независимо от
дня поступления выручки предприятие, расположенное в населенном пункте, где
имеются банки или эксплуатационные предприятия Министерства связи и
информатизации Республики Беларусь должно сдавать выручку в учреждение банка. Ревизор
должен проконтролировать, сдаются ли независимо от установленного срока сдачи
наличные денежные средства в учреждение банка при образовании сверхлимитного
остатка кассы. Для этого рассматривается соблюдение согласованного порядка и
сроков сдачи выручки в банк, уточняется сумма наличных денег,
поступивших в кассу предприятия за проверяемый период, и сопоставляется с
суммой наличных денег, сданных в банк. Ревизор также обязан проконтролировать
своевременность возврата в банк не выплаченных в срок средств на заработную
плату, других сумм наличных денег.
Страницы: 1, 2, 3
|